Elektroniczna kancelaria służy do skanowania poczty elektronicznej, co w znaczący sposób zwiększa efektywność pracy i obniża koszty operacyjne. Umożliwia elektroniczną dystrybucję korespondencji wraz z dokumentami wchodzącymi w jej skład. 

Elektroniczna kancelaria eliminuje manualne czynności związane z tradycyjnym, papierowym obiegiem pism. Głównym założeniem rozwiązania jest maksymalne usprawnienie procesów związanych z obsługą korespondencji oraz łatwy i szybki dostęp do zgromadzonych dokumentów, które dotychczas miały postać tradycyjną. E-kancelaria posiada szeroki zakres funkcjonalny, co wpływa na zwiększenie komfortu pracy. Daje pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów wysyłanych i otrzymywanych oraz wyklucza możliwość zagubienia dokumentu lub dostarczenia pisma do niewłaściwej osoby. System oferuje szybki dostęp do dokumentów i informacji na temat korespondencji przychodzącej i wychodzącej, optymalizuje obieg dokumentów, ogranicza papierowy obieg dokumentów (redukcja kosztów).

Kancelaria stanowi newralgiczny obszar w każdej firmie – jest to miejsce, w którym organizacja styka się ze światem zewnętrznym. Od tego, jak sprawnie przebiega zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą, zależy jakość i szybkość przepływu informacji. Sposób działania kancelarii decyduje także o tym, na jakim poziomie odbywają się procesy zachodzące w organizacji. Firma Infinite oferuje usługi w zakresie przejęcia kancelarii w dwóch modelach – outsourcingowym oraz in-house.

Model outsourcingowy – w tym przypadku kancelaria zostaje w pełni wyodrębniona ze struktur organizacyjnych klienta. Następuje jej przeniesienie do naszego centrum operacyjnego. Klient otrzymuje elektroniczne obrazy poczty, a także informacje o czasie przyjęcia, ścieżce procesowania oraz inne potrzebne dane, które są wymagane do zadekretowania pisma. 

Model in-house – utworzona zostaje osobna komórka organizacyjna w siedzibie klienta. Model ten zakłada stworzenie dwóch ścieżek procesowania pism:
1.Digitalizacja dokumentów oraz przekazywanie ich obrazów w formie elektronicznej. Zawierają one także informacje o czasie przyjęcia, ścieżce procesowania oraz ewentualne dodatkowe dane umożliwiające zadekretowanie pisma.
2.Pisma, które mają wymuszone potwierdzenie otrzymania lub przekazania do zwrotu. W celu potwierdzenia stosowane jest przenośne urządzenie typu hand-held. Model ten jest charakterystyczny dla dużych organizacji, w przypadku, których digitalizacja każdego dokumentu byłaby niekorzystna z punktu widzenia ekonomii.

Wybór odpowiedniego modelu pozwala na optymalizację procesów zachodzących w kancelarii i powoduje, że spełnia ona swoją rolę w sposób skuteczny i efektywny. Pozwala to skupić się na bieżących sprawach organizacji, a jednocześnie daje możliwość dostępu do ważnych informacji zawsze wtedy, gdy wymaga tego sytuacja.

Zaloguj