1. e-kancelaria
  2. Outsourcing usług
Elektroniczna kancelaria w znaczący sposób zmienia efektywność pracy i obniża koszty działania dzięki zastosowaniu narzędzi do skanowania poczty przychodzącej. Umożliwia elektroniczną dystrybucję korespondencji wraz z dokumentami wchodzącymi w jej skład.


Elektroniczna kancelaria eliminuje ręczną obsługę czynności związanych z tradycyjnym, papierowym obiegiem pism. Głównym założeniem rozwiązania jest maksymalne usprawnienie procesów związanych z obsługą korespondencji oraz łatwy i szybki dostęp do zgromadzonych, zdigitalizowanych dokumentów, które dotychczas miały postać tradycyjną. E-kancelaria posiada szeroki zakres funkcjonalny, co wpływa na zwiększenie komfortu pracy. Daje pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów wysyłanych i otrzymywanych oraz wyklucza możliwości zagubienia dokumentu lub dostarczenia pisma do niewłaściwej osoby. E-kancelaria umożliwia także szybki dostęp do dokumentów i informacji na temat korespondencji przychodzącej i wychodzącej, gwarantuje i optymalizuje właściwy obieg dokumentów, ograniczenie papierowego obiegu dokumentów (redukcja kosztów).

digitalizacja dokumentów

Kancelaria jest miejscem, w którym organizacja styka się ze światem zewnętrznym. Od tego, jak sprawnie przebiega zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą oraz w jaki sposób jest ono przeprowadzane, zależy jakość i szybkość przepływu informacji. Sposób działania kancelarii decyduje także o tym, na jakim poziomie są procesy zachodzące w organizacji. Firma Infinite oferuje usługi w zakresie przejęcia kancelarii w dwóch modelach – outsourcingowym oraz in-house.

Model outsourcingowy – w tym przypadku kancelaria zostaje w pełni wyodrębniona ze struktur organizacyjnych Klienta. Następuje jej przeniesienie na zewnątrz siedziby Klienta do naszego centrum operacyjnego. Do Klienta wysyłane są elektroniczne obrazy otrzymanej poczty a także informacje o czasie przyjęcia, ścieżce procesowania oraz inne potrzebne dane, które są wymagane do zadekretowania pisma.

Model in-house – utworzona zostaje osobna komórka organizacyjna w siedzibie Klienta. Model ten zakłada stworzenie dwóch ścieżek procesowania pism:
  • Pierwsza to digitalizacja dokumentów oraz przekazywanie ich obrazów w formie elektronicznej. Zawierają one także informacje o czasie przyjęcia, ścieżce procesowania oraz ewentualne dodatkowe dane umożliwiające zadekretowanie pisma.
  • Drugi sposób zarządzania korespondencją obejmuje te pisma, które mają wymuszone potwierdzenie otrzymania lub przekazania do zwrotu. W celu potwierdzenia stosowane jest przenośne urządzenie typu hand-held. Model ten jest charakterystyczny dla dużych organizacji, w przypadku, których digitalizacja każdego dokumentu byłaby niekorzystna z punktu widzenia ekonomii.

  • Wybór odpowiedniego modelu pozwala na optymalizację procesów zachodzących w kancelarii i powoduje, że spełnia ona swoją rolę w sposób skuteczny i efektywny. Pozwala skupić się na bieżących sprawach organizacji a jednocześnie daje możliwość dostępu do ważnych informacji zawsze wtedy, gdy wymaga tego sytuacja.
     

    Infinite Sp. z o.o.

    Centrala firmy: 

    ul. Projektowa 1

    20-209 Lublin
    tel: 81 745 17 50

    Biuro Handlowe:

    ul. Trębacka 4
    00-074 Warszawa

    e-mail: info@infinite.pl

       
      KRS: 0000016222 NIP: 946-18-94-773 REGON: 430801543 
    Wysokość kapitału zakładowego Spółki: 8 341 500 zł 
    Wysokość kapitału wpłaconego Spółki: 8 341 500 zł
     

    Zaloguj