Od 1 stycznia 2026 r. ustrukturyzowane fakturowanie elektroniczne (e-fakturowanie) staje się obowiązkowe dla wszystkich transakcji B2B w Belgii. Ponad pół miliona firm jest już podłączonych do Peppol, a adopcja wciąż przyspiesza. Jednak dla organizacji, które wciąż kończą integrację, belgijska administracja podatkowa (FOD Financiën / SPF Finances) wprowadziła ważny mechanizm: warunkowy 3-miesięczny okres karencji.
Środek ten nie opóźnia mandatu. Termin pozostaje niezmienny. Daje jednak firmom możliwość odetchnięcia po pierwszym wykrytym braku zgodności, pod warunkiem, że mogą one wykazać rzeczywiste wysiłki na rzecz przestrzegania przepisów.
Poniżej znajduje się jasne zestawienie tego, jak działa ten okres karencji, kiedy ma zastosowanie i co firmy muszą zrobić, aby się zakwalifikować.
Belgijski dekret królewski w sprawie e-fakturowania B2B określa system kar administracyjnych dla firm, które nie:
wysyłania lub otrzymywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych
używać Peppol BIS 3.0 (UBL 2.1) jako wymaganego standardu,
utrzymują zdolność techniczną do przetwarzania przychodzących e-faktur.
Aby zapewnić sprawiedliwe egzekwowanie przepisów, zwłaszcza w przypadku MŚP, które wciąż finalizują swoją konfigurację techniczną, władze wprowadziły zabezpieczenie: drugie (i każde kolejne) wykroczenie może zostać stwierdzone dopiero po upływie co najmniej trzech miesięcy od poprzedniego.
Zasada ta została szeroko zinterpretowana - w tym przez PwC, Deloitte Legal i VAT-Consult Belgium - jako de facto 3-miesięczny okres karencji.
Okres karencji nie jest całkowitym zwolnieniem ani fazą przejściową.
Jest to obowiązkowe opóźnienie między karami, dające firmom realną możliwość naprawienia swoich systemów.
Firma zostaje poddana audytowi lub oznaczona jako niezgodna z przepisami.
Typowe przykłady obejmują:
Brak możliwości wysyłania/odbierania faktur Peppol,
ERP nie generuje jeszcze prawidłowych plików UBL,
integracja z dostawcą wciąż w toku.
Pierwsze naruszenie może skutkować grzywną (do 1500 euro).
Od tego momentu rozpoczyna się 3-miesięczny okres.
W tym czasie organy podatkowe nie nałożą drugiej grzywny.
Spółka musi udowodnić podjęcie "terminowych i rozsądnych kroków" w celu spełnienia wymogów, takich jak
umowy z dostawcą usług e-fakturowania,
aktywny onboarding Peppol,
bieżące wdrażanie lub testowanie,
wyraźne dowody postępu projektu.
Dopiero po 3 miesiącach można stwierdzić kolejne naruszenie i nałożyć grzywnę, jeśli firma nadal nie spełnia wymogów.
Chroni to firmy przed powtarzającymi się karami, jednocześnie egzekwując mandat.
Belgijski okres karencji jest często źle rozumiany. Nie powoduje on:
odracza mandatu
zezwala na wysyłanie faktur w formacie PDF po 1 stycznia 2026 r,
zapewnia zwolnienia z pierwszej grzywny
ma zastosowania do ogólnych obowiązków w zakresie podatku VAT.
Belgia jest jednoznaczna:
Firmy, które przygotowały się na czas, nie mogą być karane globalnym odroczeniem.
Okres karencji pomaga przede wszystkim:
MŚP wciąż integrującym możliwości Peppol,
firmom zależnym od zewnętrznych dostawców,
grupom wprowadzającym zmiany w wielopodmiotowych systemach ERP,
organizacjom zastępującym przestarzałe procesy fakturowania.
Firmy te otrzymują realistyczny czas na naprawienie problemów po pierwszym naruszeniu, bez narażania się na natychmiastową kumulację kar.
Belgijskie kary administracyjne za nieprzestrzeganie nowych zasad e-fakturowania B2B:
1500 euro - pierwsze wykroczenie
3000 euro - drugie wykroczenie (ale dopiero po 3 miesiącach)
5 000 euro - trzecie i kolejne wykroczenie
Dzięki obowiązkowej 3-miesięcznej przerwie firmy mają czas na rozwiązanie kwestii technicznych przed narażeniem się na wyższe grzywny.
Aby upewnić się, że okres karencji działa na Twoją korzyść:
Przechowuj dowody dotyczące umów, wiadomości e-mail, integracji i kamieni milowych projektu.
Wybierz certyfikowany punkt dostępowy lub dostawcę rozwiązania.
Sprawdź wsparcie dla Peppol BIS 3.0 / UBL 2.1.
Belgia pozostaje zaangażowana w twarde uruchomienie 1 stycznia 2026 r. obowiązkowego e-fakturowania B2B. Nowo przyznany 3-miesięczny okres karencji nie jest odroczeniem, ale uczciwym buforem egzekwowania prawa dla firm, które działają proaktywnie.
Firmy, które mogą wykazać wyraźne postępy, unikną powtarzających się kar - ale oczekiwania są jasne: każda firma musi być technicznie gotowa do wysyłania i odbierania ustrukturyzowanych e-faktur w 2026 roku.