Kiedy producent zaopatruje największe sieci sklepów dla majsterkowiczów w regionie, hasło „wystarczy wysłać nam fakturę” nigdy nie jest aż tak proste. Każda sieć ma własne standardy dokumentacji, własne formaty i własny sposób działania — a każda z nich oczekuje, że to dostawca dostosuje się do jej procesów, a nie na odwrót.
Właśnie z taką sytuacją musiała zmierzyć się firma Belform, gdy zwróciła się do nas. Oto, jak przekształciliśmy fragmentaryczną, ręczną wymianę dokumentów w jeden zautomatyzowany proces, bezpośrednio zintegrowany z systemem ERP Odoo.
Belform to rumuński producent wanien akrylowych, brodzików prysznicowych i akcesoriów łazienkowych, zaopatrujący niektóre z największych sieci sklepów z artykułami dla majsterkowiczów w regionie. Współpraca ta wiązała się z wysokimi wymaganiami: zamówienia, dostawy i faktury musiały być przekazywane elektronicznie, zgodnie z warunkami każdej sieci, i trafiać bezpośrednio do systemu ERP Odoo firmy Belform.
Nierozwiązanie tego problemu oznaczało jedno — ręczne przepisywanie dokumentów, sieć po sieci, format po formacie. Było to powolne, podatne na błędy i niemożliwe do skalowania wraz ze wzrostem wolumenu. Firma Belform potrzebowała partnera, który mógłby połączyć ją z każdym detalistą bez przekształcania tego w niekończący się projekt integracyjny.
Każda sieć marketów budowlanych wymagała dokumentów w swoim własnym formacie. Wyraźnym przykładem jest schemat „kilka zamówień → jedna dostawa → jedna faktura” — struktura, która nie wpisuje się idealnie w standardowy proces i wymaga precyzyjnego postępowania, aby uniknąć błędów w rozliczeniach.
Oczywistym (i uciążliwym) rozwiązaniem byłaby zmiana sposobu działania Belform w celu zaspokojenia potrzeb każdego partnera lub uruchomienie oddzielnego portalu i projektu integracyjnego dla każdej sieci. Obie opcje wiążą się z dodatkowymi kosztami, zwiększoną złożonością i problemami z utrzymaniem — a właśnie tego chcieliśmy uniknąć.
Infinite IT Solutions łączy dostawców z ich partnerami detalicznymi — a nasza filozofia jest prosta: dostawca nie powinien być zmuszany do dostosowywania się do zasad każdego detalisty. Zamiast więc zmuszać Belform do dostosowywania się, dokładnie odwzorowaliśmy procesy każdego klienta, odzwierciedlając sposób, w jaki działa każdy detalista.
W rezultacie powstało jedno połączenie, które łączy firmę Belform z każdym partnerem detalicznym, przy czym każdy z nich korzysta z formatu, jaki sam określa. Nie ma osobnego portalu dla każdej sieci. A gdy dołącza nowy partner, nasz zespół dodaje go, konfigurując odpowiednie mapowanie — a nie uruchamiając zupełnie nowy projekt.
Jeśli chodzi o automatyzację, podłączyliśmy cały przepływ bezpośrednio do Odoo, dzięki czemu zamówienia i faktury nie przechodzą już przez ręce ludzi:
Wymiana danych przebiega nieprzerwanie, z dużą prędkością i bez opóźnień. Co najważniejsze, udało nam się to osiągnąć bez zakłócania dotychczasowego sposobu pracy zespołu Belform.
Nawet technicznie doskonała integracja nie sprawdzi się, jeśli ludzie nie będą jej ufać. Dlatego oprócz samego wdrożenia zorganizowaliśmy spotkania prezentujące przepływ pracy, aby zapoznać zespół z nowym procesem, a także zapewniliśmy szybkie wsparcie tuż po uruchomieniu systemu. To właśnie ta kombinacja sprawiła, że ten pierwszy w swoim rodzaju projekt od samego początku stał się narzędziem, z którego zespół korzysta na co dzień z pełnym zaufaniem.
Po uruchomieniu platforma osiągnęła stabilną codzienną pracę — nieprzerwaną wymianę danych, intuicyjny interfejs oraz szybkie i dokładne przetwarzanie. Ulepszenia były znaczące i wymierne:
Dzięki bezpośredniemu wprowadzaniu zamówień do faktur oraz automatycznemu pobieraniu zamówień EDI do systemu ERP zredukowaliśmy ręczne wprowadzanie pozycji w firmie Belform o około 90%. Faktury są automatycznie przejmowane przez system ERP, a błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych praktycznie znikają.
Dzięki wdrożeniu naszego rozwiązania firma Belform stała się pierwszą spółką w swojej grupie, która uruchomiła samodzielną wymianę dokumentów w ramach e-commerce.
„Podejście firmy Infinite było profesjonalne, a komunikacja z naszym działem IT przebiegała sprawnie, dzięki czemu projekt okazał się prawdziwym sukcesem — firma Belform stała się pierwszą spółką w naszej grupie, która wdrożyła EDI w relacjach z klientami z branży DIY”. — Lilian Cazacu, kierownik ds. finansowych, Belform
„Największą długoterminową korzyścią jest 90-procentowa wydajność procesu przyjmowania zamówień, dokładność przepływu pracy oraz wyeliminowanie błędów. Dzięki temu uwolnione zostały istotne zasoby, które można teraz przeznaczyć na zwiększanie wartości produktów i usług dostarczanych naszym klientom.” — kierownik projektu IT, Belform
Oto, co zapewniamy każdemu dostawcy: dokumenty przepływają między systemami w czasie rzeczywistym, błędy znikają, a większe wolumeny lub nowi partnerzy są obsługiwani bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu.
Zintegrowanie EDI w ramach wymagającej sieci partnerów z branży detalicznej „zrób to sam” — z których każdy ma własne standardy — oraz bezpośrednie podłączenie go do systemu ERP było dla grupy Belform projektem o wysokiej stawce, pierwszym tego rodzaju. Wdrożyliśmy to rozwiązanie w środowisku produkcyjnym, zapewniając wydajność, która z nawiązką wystarcza na dzisiejsze przepływy danych i jest gotowa do skalowania w miarę wzrostu przyszłych wolumenów oraz pojawiania się nowych partnerów.
Jeśli Twoja firma wymienia zamówienia, dostawy i faktury z wieloma partnerami detalicznymi — a Twój zespół nadal wprowadza je ręcznie — możemy zbudować dla Ciebie takie samo, pojedyncze, zautomatyzowane połączenie.