Jak firma Infinite IT Solutions zautomatyzowała przepływ danych EDI w firmie Belform

Kiedy producent zaopatruje największe sieci sklepów dla majsterkowiczów w regionie, hasło „wystarczy wysłać nam fakturę” nigdy nie jest aż tak proste. Każda sieć ma własne standardy dokumentacji, własne formaty i własny sposób działania — a każda z nich oczekuje, że to dostawca dostosuje się do jej procesów, a nie na odwrót.

Właśnie z taką sytuacją musiała zmierzyć się firma Belform, gdy zwróciła się do nas. Oto, jak przekształciliśmy fragmentaryczną, ręczną wymianę dokumentów w jeden zautomatyzowany proces, bezpośrednio zintegrowany z systemem ERP Odoo.

Punkt wyjścia

Belform to rumuński producent wanien akrylowych, brodzików prysznicowych i akcesoriów łazienkowych, zaopatrujący niektóre z największych sieci sklepów z artykułami dla majsterkowiczów w regionie. Współpraca ta wiązała się z wysokimi wymaganiami: zamówienia, dostawy i faktury musiały być przekazywane elektronicznie, zgodnie z warunkami każdej sieci, i trafiać bezpośrednio do systemu ERP Odoo firmy Belform.

Nierozwiązanie tego problemu oznaczało jedno — ręczne przepisywanie dokumentów, sieć po sieci, format po formacie. Było to powolne, podatne na błędy i niemożliwe do skalowania wraz ze wzrostem wolumenu. Firma Belform potrzebowała partnera, który mógłby połączyć ją z każdym detalistą bez przekształcania tego w niekończący się projekt integracyjny.

Wyzwanie: każdy partner ma inne zasady

Każda sieć marketów budowlanych wymagała dokumentów w swoim własnym formacie. Wyraźnym przykładem jest schemat „kilka zamówień → jedna dostawa → jedna faktura” — struktura, która nie wpisuje się idealnie w standardowy proces i wymaga precyzyjnego postępowania, aby uniknąć błędów w rozliczeniach.

Oczywistym (i uciążliwym) rozwiązaniem byłaby zmiana sposobu działania Belform w celu zaspokojenia potrzeb każdego partnera lub uruchomienie oddzielnego portalu i projektu integracyjnego dla każdej sieci. Obie opcje wiążą się z dodatkowymi kosztami, zwiększoną złożonością i problemami z utrzymaniem — a właśnie tego chcieliśmy uniknąć.

Nasze podejście: dostosuj się do klienta, nie zmieniaj dostawcy

Infinite IT Solutions łączy dostawców z ich partnerami detalicznymi — a nasza filozofia jest prosta: dostawca nie powinien być zmuszany do dostosowywania się do zasad każdego detalisty. Zamiast więc zmuszać Belform do dostosowywania się, dokładnie odwzorowaliśmy procesy każdego klienta, odzwierciedlając sposób, w jaki działa każdy detalista.

W rezultacie powstało jedno połączenie, które łączy firmę Belform z każdym partnerem detalicznym, przy czym każdy z nich korzysta z formatu, jaki sam określa. Nie ma osobnego portalu dla każdej sieci. A gdy dołącza nowy partner, nasz zespół dodaje go, konfigurując odpowiednie mapowanie — a nie uruchamiając zupełnie nowy projekt.

Jeśli chodzi o automatyzację, podłączyliśmy cały przepływ bezpośrednio do Odoo, dzięki czemu zamówienia i faktury nie przechodzą już przez ręce ludzi:

• Zamówienia trafiają do systemu ERP Odoo bezpośrednio z systemów detalistów w czasie rzeczywistym — bez opóźnień, bez dodatkowych kontroli, bez ręcznego wprowadzania danych.
• Dokumenty otrzymane przez EDI są rejestrowane automatycznie, wypełniając pozycje, które zespół kiedyś wprowadzał ręcznie.
• Ta sama automatyzacja wysyła dokumenty dostawy i faktury z powrotem do poszczególnych sprzedawców detalicznych.

Wymiana danych przebiega nieprzerwanie, z dużą prędkością i bez opóźnień. Co najważniejsze, udało nam się to osiągnąć bez zakłócania dotychczasowego sposobu pracy zespołu Belform.

Jak zachęciliśmy do korzystania z systemu

Nawet technicznie doskonała integracja nie sprawdzi się, jeśli ludzie nie będą jej ufać. Dlatego oprócz samego wdrożenia zorganizowaliśmy spotkania prezentujące przepływ pracy, aby zapoznać zespół z nowym procesem, a także zapewniliśmy szybkie wsparcie tuż po uruchomieniu systemu. To właśnie ta kombinacja sprawiła, że ten pierwszy w swoim rodzaju projekt od samego początku stał się narzędziem, z którego zespół korzysta na co dzień z pełnym zaufaniem.

Wyniki

Po uruchomieniu platforma osiągnęła stabilną codzienną pracę — nieprzerwaną wymianę danych, intuicyjny interfejs oraz szybkie i dokładne przetwarzanie. Ulepszenia były znaczące i wymierne:

• o 90% skrócono czas poświęcany na przyjmowanie zamówień
• 100% automatyzacji wprowadzania danych — brak konieczności ponownego wpisywania
• o 90% krótszy czas poświęcany na przetwarzanie faktur

Dzięki bezpośredniemu wprowadzaniu zamówień do faktur oraz automatycznemu pobieraniu zamówień EDI do systemu ERP zredukowaliśmy ręczne wprowadzanie pozycji w firmie Belform o około 90%. Faktury są automatycznie przejmowane przez system ERP, a błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych praktycznie znikają.

Dzięki wdrożeniu naszego rozwiązania firma Belform stała się pierwszą spółką w swojej grupie, która uruchomiła samodzielną wymianę dokumentów w ramach e-commerce.

„Podejście firmy Infinite było profesjonalne, a komunikacja z naszym działem IT przebiegała sprawnie, dzięki czemu projekt okazał się prawdziwym sukcesem — firma Belform stała się pierwszą spółką w naszej grupie, która wdrożyła EDI w relacjach z klientami z branży DIY”. — Lilian Cazacu, kierownik ds. finansowych, Belform

„Największą długoterminową korzyścią jest 90-procentowa wydajność procesu przyjmowania zamówień, dokładność przepływu pracy oraz wyeliminowanie błędów. Dzięki temu uwolnione zostały istotne zasoby, które można teraz przeznaczyć na zwiększanie wartości produktów i usług dostarczanych naszym klientom.” — kierownik projektu IT, Belform

Dlaczego ma to znaczenie

Oto, co zapewniamy każdemu dostawcy: dokumenty przepływają między systemami w czasie rzeczywistym, błędy znikają, a większe wolumeny lub nowi partnerzy są obsługiwani bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu.

Zintegrowanie EDI w ramach wymagającej sieci partnerów z branży detalicznej „zrób to sam” — z których każdy ma własne standardy — oraz bezpośrednie podłączenie go do systemu ERP było dla grupy Belform projektem o wysokiej stawce, pierwszym tego rodzaju. Wdrożyliśmy to rozwiązanie w środowisku produkcyjnym, zapewniając wydajność, która z nawiązką wystarcza na dzisiejsze przepływy danych i jest gotowa do skalowania w miarę wzrostu przyszłych wolumenów oraz pojawiania się nowych partnerów.

Jeśli Twoja firma wymienia zamówienia, dostawy i faktury z wieloma partnerami detalicznymi — a Twój zespół nadal wprowadza je ręcznie — możemy zbudować dla Ciebie takie samo, pojedyncze, zautomatyzowane połączenie.