Od EDI do KSeF: pełna automatyzacja faktur i reklamacji

Zapraszamy na wyjątkowy webinar „Od EDI do KSeF: pełna automatyzacja faktur i reklamacji”, podczas którego nasi eksperci opowiedzieli na wiele pytań.

Oto kilka ciekawych tez omówionych podczas tego wywiadu:

KSeF to test, nie rewolucja

Krajowy System e-Faktur to sprawdzian dojrzałości cyfrowej firm. Nie wystarczy „podpiąć się do systemu” – prawdziwe wyzwanie to porządek w danych, procesach i komunikacji z partnerami. 
Firmy, które potraktują KSeF wyłącznie jako obowiązek podatkowy, poniosą koszty korekt, ręcznej pracy i błędów. Zwyciężą ci, którzy połączą wdrożenie z cyfryzacją całego łańcucha transakcji.

Największa wartość powstaje poza fakturą

KSeF widzi tylko fakturę. Biznes potrzebuje widzieć cały proces: od zamówienia, przez dostawę i potwierdzenie odbioru, aż po płatność i ewentualną reklamację. Dane w tym cyklu tworzą wartość, pozwalają przewidywać ryzyka i eliminować niezgodności zanim pojawią się korekty.

EDI + KSeF = duet, który działa

Eksperci podkreślili, że KSeF i EDI nie konkurują ze sobą, tylko się uzupełniają:

• KSeF porządkuje relację z fiskusem – numeruje i archiwizuje faktury.
• EDI spina procesy biznesowe: zamówienia, potwierdzenia, dostawy, zwroty, uzgodnienia.

Dzięki integracji obu rozwiązań powstaje spójny przepływ danych, który umożliwia automatyzację „od zamówienia do zapłaty”.

Nakładka na stare procesy = kosztowna pułapka

Podłączenie KSeF bez zmian w logice danych i workflow to droga donikąd.
Stare błędy w danych (np. rozbieżności w ilościach, jednostkach, numerach zamówień) w nowym systemie będą widoczne jeszcze bardziej. To nie jest projekt IT — to projekt procesowy i organizacyjny.

Archiwizuj transakcję, nie tylko fakturę

KSeF przechowuje faktury 10 lat, ale w sporach liczy się kontekst: zamówienia, potwierdzenia, zwroty, e-maile, zdjęcia, uzgodnienia. Warto tworzyć archiwum transakcyjne, które pozwala odtworzyć pełny przebieg zdarzenia – od zamówienia do płatności.

Myśl globalnie – VIDA 2030, Peppol, UBL

KSeF to część większej układanki: europejskiej cyfryzacji obiegu faktur (VIDA 2030). Przyszłość należy do formatów otwartych (UBL/Peppol), które zapewniają interoperacyjność między krajami i systemami. Kto już dziś buduje rozwiązania zgodne ze standardami europejskimi, ten zyska przewagę w eksporcie i logistyce jutra.