Jeśli nie zastanawiałeś się poważnie nad zautomatyzowanym generowaniem dokumentów, to znaczy, że wciąż marnujesz swój zespół i czas na ręczne zadania.

Kiedy automatyzujesz generowanie dokumentów, Twoja firma robi pierwszy krok w kierunku dostarczenia informacji potrzebnych zespołowi i klientom nawet wtedy, kiedy wydawałoby się, że jesteś w sytuacji bez wyjścia.

Od kiedy Infinite IT Solutions wdrożyło pierwsze systemy ułatwiające dystrybucję dokumentów w organizacjach, w tym samym momencie pomyślało, że potrwa to tylko kilka lat, zanim papier zostanie zlikwidowany w biznesie. W obecnej sytuacji totalnego paraliżu biznesu z powodu szalejącej na świecie pandemii, podjęliśmy wyzwanie zachęcając przedsiębiorców do wykorzystania rozwiązania Infinite Paperless, który z powodzeniem eliminuje konieczność drukowania dokumentów i umożliwia załatwiania służbowych spraw bez konieczności wychodzenia z domu.

Firma zgodna z polityką Paperless. Co to konkretnie oznacza?

Kiedy firma postanowi nawet nieznacznie zmniejszyć zużycie papieru i zminimalizować związane z tym koszty, pożądane jest rozpoczęcie od działań najmniej wymagających pod względem inwestycji, tj. zmian w procedurach lub wprowadzeniu polityki ograniczonego drukowania. Dobrze jest rozpocząć każdą akcję od analizy tego, co w tej chwili drukujemy. Nawet sama zmiana czcionki lub układu dokumentu może przynieść nawet 30% oszczędności kosztów wydruku, co w przypadku banku średniej wielkości, który drukuje dwa miliony stron miesięcznie, oszczędza ogromne pieniądze.

Kolejnym etapem jest digitalizacja dokumentów, których oryginalne kopie są skanowane, a organizacja korzysta z ich e-wersji. Ostatni i najwyższy poziom usprawnienia procesów biznesowych ma miejsce, gdy dokument, nawet ten wymagający podpisu, nie jest w ogóle drukowany. Z prawnego punktu widzenia jest to całkowicie możliwe od lipca 2016r., kiedy to rozporządzenie eIDAS weszło w życie w Unii Europejskiej. Rozporządzenie rozszerza zakres rozwiązań elektronicznych w celu zapewnienia identyfikacji i jest kamieniem milowym w kierunku zastąpienia tradycyjnego podpisu na rzecz rozwiązań informatycznych i podpisu elektronicznego.

Od pomysłu do systemu

W obecnych czasach skuteczne wdrożenie zmian mających na celu zminimalizowanie zużycia papieru przekształciło organizację na wielu poziomach. Oprócz korzyści finansowych, najbardziej interesujące są zmiany pośrednio wynikające z braku papieru. Okazuje się, że gdy nie jesteśmy trwale przywiązani do konkretnego biurka, w organizacji, która poszła drogą bez papieru, pojawiają się nowe, bardziej elastyczne rozwiązania, takie jak praca zdalna. To nie jest ostatni pozytywny aspekt. W końcu poprawia się także stan środowiska, co jest kluczem do kultury bez papieru – pracy i życia w zgodzie z naturą.

A co, kiedy zostajesz w domu?

W ciągu ostatnich dziesięcioleci wiele procesów biznesowych w organizacjach jest przeprowadzanych przy użyciu tylko MS Word i Outlook. Mądra analiza kierunków i treści korespondencji stanowi wielką wartość na etapie odkrywania procesów i nie możemy jej przeoczyć podczas analizy potrzeb naszych Klientów. Infinite IT Solutions stale rozwija rozwiązania Paperless od kilku lat. Stworzyliśmy rozwiązanie Infinite Paperless, które znają nie tylko użytkownicy, ale również działy IT. Jest to narzędzie, które umożliwia przetwarzanie spraw i dokumentów w formie elektronicznej. Narzędzie, w którym sprawy są przetwarzane jak wiadomości e-mail, a dokumenty są podpisywane elektronicznie.

Zalety pracy zdalnej w domowym biurze

Biuro z jak najmniejszą liczbą pełnych dokumentów segregatorów jest celem, do którego dąży coraz więcej firm. Ale poza oczywistymi oszczędnościami kosztów i wkładem w zmniejszenie wpływu firmy na środowisko, przejście na elektroniczną wymianę dokumentów ma inne zalety, których niektóre firmy wciąż nie są świadome.

Zdalna praca jest bardziej wydajna gdy firma działa zgodnie z polityka Paperless

Cyfrowe systemy zarządzania dokumentami są szybsze i bardziej elastyczne niż zarządzanie plikami na papierze. Korzystając z cyfrowego systemu zarządzania dokumentami, oszczędzasz czas na wyszukiwaniu dokumentów. Informacje są bardziej dostępne dla wszystkich pracowników. Jednocześnie łatwiej jest ograniczyć dostęp do poufnych dokumentów. Dokumenty cyfrowe są dostępne zdalnie, z dowolnego miejsca, umożliwiając pracownikom zdalną pracę. Posiadanie plików cyfrowych usprawnia historię dokumentów tzn. łatwiej jest prześledzić pochodzenie dokumentów cyfrowych i wiedzieć, kiedy i kto je zmienił po raz ostatni.

Większe bezpieczeństwo dokumentów

Bezpieczeństwo informacji przechowywanych w formacie cyfrowym jest znacznie większe niż bezpieczeństwo dokumentów składanych na papierze. Oprócz tego, że łatwiej jest ograniczyć dostęp do poufnych informacji przechowywanych w formacie cyfrowym, tworzenie kopii zapasowych jest również łatwiejsze i tańsze, dzięki czemu w przypadku utraty plików lub kradzieży danych jest to możliwe (i znacznie łatwiejsze) odzyskać informacje. Tymczasem dokumenty w formie papierowej są znacznie bardziej narażone na wypadki – wycieki, powodzie, pożary i są znacznie łatwiej dostępne dla osób trzecich.

Niższe koszty

Digitalizacja dokumentów ma bezpośredni wpływ na redukcję kosztów. Nie tylko dlatego, że firmy nie muszą kupować tyle papieru, co wcześniej, ale także oszczędza na konserwacji drukarek i zakupie części zamiennych. Z drugiej strony, jeśli wszystkie dokumenty firmy są zdigitalizowane i można je przesłać pocztą elektroniczną, nie trzeba już wydawać pieniędzy na mailing.

Mniej miejsca na przechowywanie plików

Zwolnienie miejsca przeznaczonego na archiwizowanie fizycznych dokumentów jest również jedną z głównych zalet biura elektronicznego. Cyfrowy system zarządzania dokumentami pozwala firmom archiwizować wszystko w chmurze lub na prywatnych serwerach firmowych. Zaoszczędzoną przestrzeń można przeznaczyć na rozbudowę biura lub inne zastosowania, które przynoszą większą wartość pracownikom, takie jak miejsce odpoczynku w celu spotkań towarzyskich z kolegami.

Podsumowując…

Wszystkie wyżej wymienione aspekty powodują, że coraz więcej firm wybiera elektroniczną wymianę dokumentów we wszystkich procesach biznesowych. W Infinite IT Solutions jesteśmy już biurem bez dokumentów papierowych i mocno wierzymy w zalety systemów skanowania dokumentów i cyfrowego zarządzania dokumentami. Aby pomóc firmom, które w obecnej sytuacji pandemii zmuszone są do przejścia na pracę zdalną, Infinite IT Solutions oferuje szereg rozwiązań, nie tylko dotyczących szybkiej i bezpiecznej wymiany dokumentów ale również te, które wymagają złożenia podpisu elektronicznego online. Firmy korzystające z e-podpisu nie muszą drukować umów, aby wysłać je do podpisania pocztą. Zamiast tego mogą wysłać je za pośrednictwem specjalnie dedykowanej aplikacji Infinite Paperless, dzięki której sygnatariusze – dostawcy lub klienci naszych klientów – mogli złożyć swój podpis elektroniczny bez wychodzenia z domu.