Automatyzacja procesów zobowiązań

Automatyzacja zobowiązań (AP) to oprogramowanie, które obsługuje fakturę zakupową od wpływu do zaksięgowania: odczyt danych, opis kosztowy, akceptację i przekazanie do ERP. Infinite AP Hub automatyzuje ten proces dla e-faktur odbieranych z krajowych platform e-fakturowania, dzięki czemu faktury przechodzą przez jeden system z pełnym śladem audytowym zamiast przez maile i arkusze.

AP Hub to moduł obsługi zobowiązań w Global eInvoicing Platform firmy Infinite. Przejmuje każdą fakturę zakupową w chwili doręczenia, prowadzi ją przez opis kosztowy (rodzaj kosztu, MPK i projekt), akceptację według limitów kwotowych i kontrolę księgową, a następnie przekazuje gotowy dekret do ERP. Doręczanie i proces akceptacji zapewnia jeden dostawca.

Obowiązkowe e-fakturowanie ujednoliciło sposób doręczania faktur, ale nie sposób ich akceptacji. Po doręczeniu ktoś nadal musi opisać koszt, zatwierdzić wydatek i sprawdzić fakturę przed zaksięgowaniem. Bez automatyzacji dzieje się to mailowo, co opóźnia zamknięcie miesiąca i nie zostawia śladu audytowego. AP Hub automatyzuje każdy krok między doręczeniem a zaksięgowaniem.

Tak. AP Hub łączy się z istniejącymi systemami ERP i finansowo-księgowymi przez REST API, wymianę plików lub EDI, więc nie trzeba wymieniać ERP. Infinite ma doświadczenie integracyjne z SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, IFS, Comarch i innymi systemami. Dokładny zakres potwierdzamy po krótkiej analizie interfejsów dostępnych w Twojej wersji ERP.

AP Hub korzysta z matrycy akceptacji z limitami kwotowymi dla MPK lub projektów. Jeśli faktura przekracza limit menedżera, automatycznie trafia do osoby z wymaganymi uprawnieniami. W standardzie są akceptacja wielopoziomowa, zastępstwa, terminy i akceptacja mobilna, a każda decyzja jest zapisywana w śladzie audytowym.

Tak. Ustrukturyzowane e-faktury są przetwarzane bezpośrednio z danych XML, bez OCR, więc nic nie jest przepisywane ani źle odczytane. Faktury PDF i skany, np. od zagranicznych dostawców, są odczytywane przez OCR i przechodzą ten sam obieg opisu i akceptacji.

Standardowy proces AP Hub uruchamiamy w tygodniach, nie kwartałach. Dokładny harmonogram zależy od liczby spółek, stanu słowników MPK i projektów oraz integracji z ERP. Większość firm zaczyna od pilotażu w jednej spółce lub obszarze kosztowym, a Infinite przygotowuje szczegółowy plan po warsztacie zakresowym.

AP Hub działa w prywatnej chmurze Infinite w Europie, z opcjonalną instancją zapasową w ZEA. Dostęp jest oparty na rolach, osoba opisująca fakturę nie może jej zatwierdzić, a każda operacja na dokumencie jest rejestrowana i nie da się jej po cichu zmienić.

AP Hub jest przeznaczony dla średnich i dużych firm przetwarzających od setek do dziesiątek tysięcy faktur zakupowych miesięcznie, z wieloma MPK, oddziałami lub projektami. Sprawdza się w handlu, FMCG, produkcji, logistyce, budownictwie i centrach usług wspólnych, szczególnie w grupach działających w kilku krajach z obowiązkowym e-fakturowaniem.