Obowiązkowe e-fakturowanie w Polsce: Kluczowe terminy i czego się spodziewać po KSeF 2.0

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

17 czerwca 2025 r. polski rząd zatwierdził istotną nowelizację ustawy o VAT, wprowadzającą przełomowe zmiany w sposobie wystawiania i odbierania faktur przez firmy. Zmiana ta, znana jako „KSeF 2.0”, wprowadza obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jako centralnego systemu obsługi faktur. Celem jest uproszczenie procesu fakturowania i umożliwienie organom podatkowym bieżącego monitorowania transakcji oraz uzyskiwania szczegółowych informacji o każdej operacji gospodarczej.

Wprowadzenie KSeF to nie tylko zmiana technologiczna – to zasadnicza transformacja środowiska biznesowego w Polsce. System ten ma zwiększyć przejrzystość i efektywność, wpisując się w światowe trendy cyfryzacji i e-administracji. Korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorstw, przy czym przewidziano szczegółowy harmonogram wdrażania oraz okresy przejściowe.

Kluczowe daty i etapowe wdrażanie dla firm

Wdrażanie KSeF odbędzie się w dwóch etapach, by ułatwić przedsiębiorstwom dostosowanie się do nowego systemu:

• Od 1 lutego 2026 r. : obowiązek korzystania z KSeF obejmie duże przedsiębiorstwa, czyli te, które w 2024 roku osiągnęły sprzedaż przekraczającą 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r.: obowiązek zostanie rozszerzony na wszystkie pozostałe firmy, z pewnymi wyjątkami i ułatwieniami dla mniejszych podmiotów.

Etapowe podejście umożliwia dużym firmom – posiadającym zasoby i zaawansowaną infrastrukturę IT – objęcie roli liderów zmian. Mniejsze przedsiębiorstwa otrzymają więcej czasu na wdrożenie nowych rozwiązań technologicznych, co pozwala uniknąć ich wykluczenia.

Okres przejściowy dla małych firm

W odpowiedzi na wyzwania, z jakimi mogą się zmagać najmniejsze podmioty, rząd wprowadził specjalny okres przejściowy:

• Do końca 2026 r. – małe firmy, których miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 tys. zł, nie będą zobowiązane do wystawiania e-faktur.

To rozwiązanie ma ułatwić funkcjonowanie najmniejszych lub cyfrowo wykluczonych podatników w okresie przejściowym.

Jak KSeF zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur

W nowym systemie wszystkie faktury będą musiały być wystawiane i odbierane za pośrednictwem platformy KSeF. Centralizacja procesu przyniesie wiele zmian:

• Centralne fakturowanie – firmy nie będą już korzystać z rozproszonych systemów. Wszystkie faktury będą przetwarzane przez KSeF, co zapewni spójność i standaryzację.

• Monitorowanie w czasie rzeczywistym – organy podatkowe uzyskają natychmiastowy dostęp do danych transakcyjnych, co umożliwi skuteczniejszą kontrolę i egzekwowanie przepisów.

• Strukturyzowane dane – faktury będą musiały być zgodne z ustalonym formatem, co ułatwi ich analizę i przetwarzanie.

Nowelizacja przewiduje również możliwość fakturowania offline – faktury można wystawić bez dostępu do internetu i przesłać do KSeF następnego dnia.

Odroczone kary i czas na naukę

Aby ułatwić firmom adaptację, zdecydowano o odroczeniu kar za błędy związane z KSeF aż do 1 stycznia 2027 r. Uznano, że użytkownicy będą potrzebować czasu, by nauczyć się korzystać z nowego systemu.

W tym okresie:

• Elastyczność w wystawianiu faktur – nadal można wystawiać faktury z kas fiskalnych, jeśli nabywca poda NIP.

• Płatności – nie ma obowiązku podawania numeru KSeF na przelewach za e-faktury, także w przypadku mechanizmu podzielonej płatności (MPP).

• Błędy bez sankcji – nie będą nakładane kary za pomyłki w fakturowaniu przez KSeF, ponieważ przewiduje się, że firmy wciąż będą uczyć się obsługi nowego systemu.

To odroczenie daje firmom bezpieczny czas na wdrożenie i testowanie systemu bez ryzyka sankcji.

Szczegóły trybu „offline24”

Jedną z nowości KSeF jest tryb „offline24”, który oferuje elastyczność w środowiskach o słabym dostępie do internetu:

• Fakturowanie offline – faktury można wystawiać poza systemem KSeF, z wykorzystaniem kodu QR.

• 24-godzinne okno – takie faktury należy przesłać do KSeF w ciągu 24 godzin od ich wystawienia, by transakcja została zarejestrowana.

Dzięki temu firmy mogą kontynuować działalność nawet offline, jednocześnie zachowując zgodność z wymogami. Kody QR umożliwiają łatwą weryfikację faktur po ich przesłaniu do systemu.

Wpływ na nabywców: samodzielna identyfikacja i zgodność z przepisami

Nowy system wprowadza również obowiązki dla nabywców towarów i usług. Będą oni zobowiązani do samodzielnej identyfikacji przy odbiorze faktur strukturyzowanych:

• Numer VAT – nabywcy zarejestrowani do VAT muszą podać swój numer VAT.

• NIP – nabywcy niezarejestrowani do VAT (w tym zwolnieni), którzy dokonują zakupów na potrzeby działalności i posiadają NIP, muszą go podać.

Taki sposób identyfikacji ma zapewnić prawidłowe przypisanie transakcji do właściwych podmiotów i zwiększyć przejrzystość systemu.

Jak przygotować firmę na płynne przejście do KSeF

Zbliżające się terminy obowiązkowego wdrożenia KSeF wymagają od firm działań przygotowawczych:

• Ocena obecnych systemów – przeanalizuj swoje systemy księgowe i fakturowe pod kątem dostosowania do KSeF.

• Szkolenia dla pracowników – zainwestuj w edukację zespołu, by sprawnie wdrożyć nowe procedury.

• Współpraca z IT – skonsultuj się z ekspertami, by zintegrować swoje systemy z KSeF i zapewnić poprawną strukturę danych.

• Planowanie okresu przejściowego – jeśli jesteś małym przedsiębiorcą, skorzystaj z czasu na spokojne wdrożenie KSeF bez presji natychmiastowego obowiązku.

Dzięki odpowiednim przygotowaniom, firmy mogą zminimalizować zakłócenia i w pełni skorzystać z korzyści nowego systemu.