Trzy systemy, jeden KSeF: Bergerat Monnoyeur Polska osiąga pełną zgodność z e-fakturowaniem

Bergerat Monnoyeur Polska - wyłączny, autoryzowany dystrybutor maszyn budowlanych Cat® w Polsce - stanęła przed koniecznością zapewnienia zgodności z obowiązkową rządową platformą e-fakturowania dla trzech odrębnych systemów fakturujących. Kluczowym czynnikiem była specyfika struktury firmy: jako część międzynarodowej Grupy Monnoyeur, działającej m.in. we Francji, Belgii, Rumunii i Algierii, dział finansowy funkcjonuje w oparciu o kilka niezależnych platform - część z nich kontrolowana jest przez centralę w Paryżu, część bezpośrednio powiązana z infrastrukturą Caterpillar. Obsługując tysiące klientów z sektorów budowlanego, energii, górniczego i robót ziemnych, firma nie mogła sobie pozwolić na jakąkolwiek przerwę w ciągłości fakturowania.

Jeden schemat, trzy źródła danych

Złożona struktura korporacyjna oraz historia akwizycji sprawiły, że dane fakturowe występowały w organizacji w bardzo różnych postaciach - również w systemie typu legacy. Przed rozpoczęciem projektu KSeF niezbędne było zastosowanie brokera integracyjnego (middleware), zdolnego do konwersji zróżnicowanych formatów danych na obowiązkowy schemat KSeF. Dzięki Infinite GIP stało się to możliwe.

• Integracja trzech systemów fakturujących
  • jeden punkt połączenia z KSeF dla wszystkich trzech platform, w tym dla głównego systemu ERP zarządzanego przez centralę w Paryżu - bez wymuszania zmian w systemach, nad którymi lokalny zespół nie ma kontroli.
• Konwersja zróżnicowanych formatów danych
  • mapowanie niestandardowych struktur danych, logiki warunkowej oraz dedykowanych reguł mapowania na obowiązkowy schemat KSeF - również dla starszych systemów.
• Moduł korekt w systemie Infinite EDI
  • kluczowy system zagraniczny nie miał możliwości samodzielnego wystawiania faktur korygujących. Infinite EDI umożliwia generowanie korekt w oparciu o dane wysłane już do KSeF - bez konieczności ingerencji w system źródłowy. W obliczu eliminacji not korygujących w realiach KSeF funkcja ta zyskała krytyczne znaczenie dla ciągłości biznesowej.
• Wsparcie na każdym etapie wdrożenia
  • dedykowany opiekun techniczny (Technical Account Manager) towarzyszył projektowi od początku do końca, w tym w krytycznych, ostatnich dniach przed uruchomieniem produkcyjnym.

Współpraca - elastyczność zamiast wyjątków

O wyborze Infinite IT Solutions zdecydowało podejście dostawcy do ograniczeń projektu.

„Rozmawialiśmy z kilkoma dostawcami. Infinite IT Solutions jako jedyna firma podchodziła do każdego ograniczenia jak do problemu do rozwiązania - nie jak do powodu, żeby się wycofać. Ta elastyczność była dla nas czynnikiem decydującym."

Piotr Zalewski, Kierownik Projektu IT, Bergerat Monnoyeur Polska

Od zespołu Infinite IT Solutions nigdy nie padło stwierdzenie „to niemożliwe". Zamiast tego znajdowano rozwiązanie dla każdego problemu: niestandardowych struktur danych, logiki warunkowej czy dedykowanych reguł mapowania - również tam, gdzie systemu źródłowego nie można było w ogóle modyfikować.

Korzyści biznesowe - realne efekty wdrożenia

Od pierwszego dnia pracy produkcyjnej system przetwarza około 5000 faktur miesięcznie. W początkowych dniach odnotowano zaledwie 4-5 pojedynczych błędów - żaden z nich nie wpłynął na ciągłość fakturowania ani na relacje z klientami.

• 5000 faktur miesięcznie przesyłanych przez KSeF
• 3 systemy fakturujące podłączone do jednej integracji z KSeF
• stabilne działanie od 1 dnia pracy produkcyjnej
• brak eskalacji i dalszych problemów po stronie odbiorców - klienci Bergerat Monnoyeur płynnie przeszli na odbiór faktur w nowym formacie
• faktury korygujące wystawiane bez ingerencji w system źródłowy

„Ruszyliśmy produkcyjnie dokładnie na czas i wszystko działa bez zarzutu! Przy wolumenie ponad 5000 faktur miesięcznie kluczowa była dla nas pełna płynność procesów, terminowa wysyłka faktur i profesjonalna obsługa naszych kontrahentów. Dzięki Infinite cały skomplikowany proces przebiega gładko, stabilnie i bezproblemowo."

Piotr Zalewski, Kierownik Projektu KSeF, Bergerat Monnoyeur Polska

Podsumowanie

Wdrożenie KSeF w złożonym środowisku wielosystemowym - obejmującym platformy zarządzane przez zagraniczne centrale oraz system typu legacy - stanowiło przedsięwzięcie o wysokim poziomie ryzyka, którego realizacja w narzuconych ramach czasowych była dużym wyzwaniem. Bergerat Monnoyeur Polska powierzyła ten proces Infinite IT Solutions, osiągając pełną gotowość operacyjną w założonym terminie. Wdrożony broker integracyjny stanowi dziś fundament, który można rozszerzać o kolejne systemy i dostosowywać do przyszłych zmian regulacyjnych na rynkach Grupy Monnoyeur.