Belgia potwierdza 3-miesięczny okres karencji dla obowiązkowego e-fakturowania B2B

Od 1 stycznia 2026 r. ustrukturyzowane fakturowanie elektroniczne (e-fakturowanie) staje się obowiązkowe dla wszystkich transakcji B2B w Belgii. Ponad pół miliona firm jest już podłączonych do Peppol, a adopcja wciąż przyspiesza. Jednak dla organizacji, które wciąż kończą integrację, belgijska administracja podatkowa (FOD Financiën / SPF Finances) wprowadziła ważny mechanizm: warunkowy 3-miesięczny okres karencji.

Środek ten nie opóźnia mandatu. Termin pozostaje niezmienny. Daje jednak firmom możliwość odetchnięcia po pierwszym wykrytym braku zgodności, pod warunkiem, że mogą one wykazać rzeczywiste wysiłki na rzecz przestrzegania przepisów.

Poniżej znajduje się jasne zestawienie tego, jak działa ten okres karencji, kiedy ma zastosowanie i co firmy muszą zrobić, aby się zakwalifikować.

Dlaczego Belgia wprowadziła okres karencji

Belgijski dekret królewski w sprawie e-fakturowania B2B określa system kar administracyjnych dla firm, które nie:

• wysyłania lub otrzymywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych

• używać Peppol BIS 3.0 (UBL 2.1) jako wymaganego standardu,

• utrzymują zdolność techniczną do przetwarzania przychodzących e-faktur.

Aby zapewnić sprawiedliwe egzekwowanie przepisów, zwłaszcza w przypadku MŚP, które wciąż finalizują swoją konfigurację techniczną, władze wprowadziły zabezpieczenie: drugie (i każde kolejne) wykroczenie może zostać stwierdzone dopiero po upływie co najmniej trzech miesięcy od poprzedniego.

Zasada ta została szeroko zinterpretowana - w tym przez PwC, Deloitte Legal i VAT-Consult Belgium - jako de facto 3-miesięczny okres karencji.

Co właściwie oznacza okres karencji

Okres karencji nie jest całkowitym zwolnieniem ani fazą przejściową.
Jest to obowiązkowe opóźnienie między karami, dające firmom realną możliwość naprawienia swoich systemów.

Jak to działa?

1. Firma zostaje poddana audytowi lub oznaczona jako niezgodna z przepisami.
   Typowe przykłady obejmują:

   • Brak możliwości wysyłania/odbierania faktur Peppol,

   • ERP nie generuje jeszcze prawidłowych plików UBL,

   • integracja z dostawcą wciąż w toku.

2. Pierwsze naruszenie może skutkować grzywną (do 1500 euro).

3. Od tego momentu rozpoczyna się 3-miesięczny okres.
   W tym czasie organy podatkowe nie nałożą drugiej grzywny.

4. Spółka musi udowodnić podjęcie "terminowych i rozsądnych kroków" w celu spełnienia wymogów, takich jak

   • umowy z dostawcą usług e-fakturowania,

   • aktywny onboarding Peppol,

   • bieżące wdrażanie lub testowanie,

   • wyraźne dowody postępu projektu.

5. Dopiero po 3 miesiącach można stwierdzić kolejne naruszenie i nałożyć grzywnę, jeśli firma nadal nie spełnia wymogów.

Chroni to firmy przed powtarzającymi się karami, jednocześnie egzekwując mandat.

Czego nie robi okres karencji

Belgijski okres karencji jest często źle rozumiany. Nie powoduje on:

• odracza mandatu

• zezwala na wysyłanie faktur w formacie PDF po 1 stycznia 2026 r,

• zapewnia zwolnienia z pierwszej grzywny

• ma zastosowania do ogólnych obowiązków w zakresie podatku VAT.

Belgia jest jednoznaczna:
Firmy, które przygotowały się na czas, nie mogą być karane globalnym odroczeniem.

Kto skorzysta na okresie karencji?

Okres karencji pomaga przede wszystkim:

• MŚP wciąż integrującym możliwości Peppol,

• firmom zależnym od zewnętrznych dostawców,

• grupom wprowadzającym zmiany w wielopodmiotowych systemach ERP,

• organizacjom zastępującym przestarzałe procesy fakturowania.

Firmy te otrzymują realistyczny czas na naprawienie problemów po pierwszym naruszeniu, bez narażania się na natychmiastową kumulację kar.

Struktura kar w skrócie

Belgijskie kary administracyjne za nieprzestrzeganie nowych zasad e-fakturowania B2B:

• 1500 euro - pierwsze wykroczenie

• 3000 euro - drugie wykroczenie (ale dopiero po 3 miesiącach)

• 5 000 euro - trzecie i kolejne wykroczenie

Dzięki obowiązkowej 3-miesięcznej przerwie firmy mają czas na rozwiązanie kwestii technicznych przed narażeniem się na wyższe grzywny.

Praktyczne porady dla firm

Aby upewnić się, że okres karencji działa na Twoją korzyść:

1. Dokumentuj wszystko.

Przechowuj dowody dotyczące umów, wiadomości e-mail, integracji i kamieni milowych projektu.

2. Zabezpiecz łączność Peppol już teraz.

Wybierz certyfikowany punkt dostępowy lub dostawcę rozwiązania.

3. Zweryfikuj swój system ERP lub narzędzie do fakturowania.

Sprawdź wsparcie dla Peppol BIS 3.0 / UBL 2.1.

4. Przeprowadź ustrukturyzowane testy e-faktury przed 4. kwartałem 2025 r.

5. Przeszkol zespoły AP/AR w zakresie odbierania i przetwarzania faktur ustrukturyzowanych.

Belgia pozostaje zaangażowana w twarde uruchomienie 1 stycznia 2026 r. obowiązkowego e-fakturowania B2B. Nowo przyznany 3-miesięczny okres karencji nie jest odroczeniem, ale uczciwym buforem egzekwowania prawa dla firm, które działają proaktywnie.

Firmy, które mogą wykazać wyraźne postępy, unikną powtarzających się kar - ale oczekiwania są jasne: każda firma musi być technicznie gotowa do wysyłania i odbierania ustrukturyzowanych e-faktur w 2026 roku.