Umów się na spotkanie
Obowiązkowe e-fakturowanie w Estonii
Estonia należy do najbardziej zdigitalizowanych krajów w Europie i już od kilku lat stosuje obowiązkowe e-fakturowanie w transakcjach B2G.
Od 2017 roku wszystkie faktury kierowane do administracji publicznej muszą być wystawiane w ustrukturyzowanym formacie XML zgodnym z europejską normą EN 16931.
W sektorze B2B e-fakturowanie nie jest jeszcze obowiązkowe, jednak administracja państwowa zachęca firmy do jego stosowania, a coraz więcej przedsiębiorstw wprowadza je dobrowolnie, korzystając z krajowych standardów i sieci Peppol.
W ramach przygotowań do unijnego pakietu „VAT in the Digital Age” (ViDA), Estonia planuje stopniowe rozszerzenie e-fakturowania także na transakcje B2B, aby ułatwić rozliczenia i zwiększyć kontrolę nad przepływem VAT.

Przewodnik po e-fakturowaniu
Poruszanie się po przepisach dotyczących Krajowego Systemu e-Fakturowania może być wyzwaniem, ale z odpowiednią wiedzą zgodność staje się łatwa. Nasz kompleksowy eBook na temat e-fakturowania w Polsce i na świecie zawiera wszystko, czego potrzebujesz, aby wdrożyć płynne e-fakturowanie, zapewnić zgodność i zoptymalizować procesy finansowe.
Standardy e-fakturowania w Estonii
Estoński system e-fakturowania opiera się na ustrukturyzowanych formatach XML zgodnych z EN 16931 oraz na elektronicznych kanałach wymiany między firmami a administracją publiczną.
Główne elementy systemu to:
-
RIK (Centre of Registers and Information Systems) – państwowa instytucja odpowiedzialna za obsługę e-faktur kierowanych do sektora publicznego,
-
Format XML / Estonian e-invoice – krajowy standard ustrukturyzowanej e-faktury, zgodny z EN 16931, obowiązkowy w B2G,
-
Operatorzy prywatni – dostawcy usług e-fakturowania obsługujący zarówno rynek B2G, jak i B2B,
-
Peppol – opcjonalna sieć używana do bezpiecznej wymiany e-faktur, coraz częściej wykorzystywana przez firmy w transakcjach międzynarodowych B2B.


-
Redukcja kosztów operacyjnych nawet o 25%
Automatyzacja procesów i wyeliminowanie potrzeby stosowania lokalnych rozwiązań znacznie obniża koszty operacyjne.
-
Skrócenie czasu wdrożenia o 40%
Gotowe integracje i sprawdzony proces wdrażania pozwalają na szybkie uruchomienie platformy bez długotrwałych projektów informatycznych.
-
Eliminacja błędów ludzkich do 90%
Automatyczne przetwarzanie danych zmniejsza ryzyko błędów i przyspiesza przepływ pracy.
-
Pełna zgodność z PEPPOL, KSeF, ZATCA, ANAF i innymi systemami
Platforma automatycznie dostosowuje się do lokalnych przepisów w każdym kraju, zapewniając ciągłość działania.
-
Gotowość do ekspansji i zmian regulacyjnych
Pojedyncza, skalowalna platforma oznacza pełną elastyczność w ekspansji na nowe rynki bez barier technicznych.
Wysyłasz faktury i dokumenty do administracji i partnerów biznesowych w Europie bezpośrednio przez PEPPOL, bez dodatkowych integracji.
Zgodność z unijnymi standardami bezpieczeństwa i interoperacyjności (w tym eIDAS i RODO).
Mniej wyjątków, większa automatyzacja - wszystkie kraje PEPPOL (np. Niemcy, Francja, Skandynawia, Beneluks) "rozumieją" dokumenty przesyłane tą drogą.
Spokój ducha dla dyrektorów finansowych i księgowości - ponieważ dokumenty są wysyłane za pośrednictwem zaufanego, kontrolowanego kanału, który jest zgodny z przepisami UE.
Gotowi na KSeF? Jesteśmy.
Nie pozwól, aby zgodność z przepisami Cię spowolniła. Pozwól nam zająć się złożonością KSeF, podczas gdy Ty skupisz się na rozwoju.
Często zadawane pytania (FAQ)
-
Czy podmioty zagraniczne zarejestrowane jako podatnicy VAT w Polsce również będą zobowiązane do wystawiania e-faktur?
Tak. Uchwalona ustawa nie nakłada żadnych ograniczeń podmiotowych w zakresie możliwości wystawiania e-faktur. Na chwilę obecną nic nie wskazuje na to, aby obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych, który obowiązuje od 2023 r., nie miał obowiązywać powszechnie.
-
Czy wszystkie faktury sprzedaży będą musiały być wystawiane jako e-faktury, czy tylko te dla kontrahentów krajowych?
Tak. Uchwalone prawo nie nakłada żadnych ograniczeń w tym zakresie. -
Czy możliwe będzie wysyłanie faktur (pojedynczo lub zbiorczo) bez korzystania z API, za pośrednictwem interfejsu dostępnego dla pracowników?
Do tej pory Ministerstwo Finansów opublikowało jedynie dokumentację dotyczącą sposobu komunikacji z Krajowym Systemem e-Fakturowania (KSeF) za pomocą API. Oznacza to, że podatnicy muszą posiadać własne oprogramowanie zdolne do korzystania z tego API. Planowane jest jednak uruchomienie platformy KSeF do wystawiania, przeglądania i pobierania faktur, a także aktualizacja narzędzia e-Mikrofirma, które pozwoli użytkownikom na ręczne generowanie e-faktur. -
Czy wystawca faktury będzie mógł pobrać obraz faktury z KSeF, aby go wydrukować lub wysłać kontrahentowi pocztą elektroniczną?
Jeśli odbiorca nie zaakceptował w pełni otrzymywania faktur za pośrednictwem KSeF, faktura musi zostać wysłana za pośrednictwem alternatywnej uzgodnionej metody, takiej jak e-mail. W takim przypadku prawdopodobnie konieczne będzie wysłanie faktury bezpośrednio z systemu wystawcy.
Na tym etapie nie ma szczegółowych specyfikacji technicznych dotyczących sposobu pobierania faktur z KSeF. -
W jaki sposób załączniki do faktur, takie jak raporty zużycia energii lub protokoły, będą dostarczane wykonawcom?
Obecny ustrukturyzowany format faktury nie pozwala na dołączanie załączników do e-faktur. W rezultacie wszelkie niezbędne załączniki będą musiały być przesyłane poza systemem, w oparciu o ustalenia z poszczególnymi kontrahentami. -
Czy można wydłużyć okres przechowywania faktur, a jeśli nie, to w jaki sposób należy je przechowywać po upływie 10 lat?
Nie. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) przez okres 10 lat. Jeżeli przepisy prawa będą wymagały od podatnika przechowywania faktur po upływie tego okresu, będzie on musiał zapewnić ich przechowywanie we własnym zakresie.
Dodatkowo konieczne będzie zagwarantowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.

Opinia eksperta
W cyfryzacji nie chodzi już o wybór - chodzi o szybkość i skalę. A dobrze dobrana technologia może zmienić przeszkodę w przewagę. Dlatego od samego początku należy myśleć globalnie. Nawet jeśli obecnie działasz tylko na jednym rynku, sytuacja może się szybko zmienić. Przepisy ewoluują, rynki się otwierają - a dobre przygotowanie na starcie pozwala uniknąć chaosu i kosztownych poprawek w przyszłości.