FAQ

CookiesAccept

pliki cookies

Nasza strona używa plików cookies (tzw. ciasteczka). Korzystanie z witryny oznacza zgodę na ich zapis lub wykorzystanie. Polityka prywatności…

Rozumiem

EDInet

EDInet

1. Co to jest EDI?

Elektroniczna Wymiana Danych (ang. Electronic Data Interchange – EDI) jest technologią obiegu i wymiany dokumentów, które tworzone są według powszechnie uzgodnionych standardów oraz mogą być przesyłane pomiędzy aplikacjami w różnych systemach komputerowych.

2. Czy EDI to konieczność?

Nie ma obowiązku, aby wdrażać elektroniczną wymianę danych, jednak obecnie staje się standardem wymiana komunikatów handlowych za pośrednictwem rozwiązań opartych na EDI (EDInet Communicator). W ten sposób skracany jest czas realizacji zamówień, obniżane są koszty poprzez eliminowanie błędów, które powstają przy manualnym składaniu zamówień. Należności są szybciej regulowane, ponieważ proces wystawiania i obiegu faktur jest znacznie krótszy.

3. Czy korzystanie z EDI wiąże się z zakupem nowego oprogramowania lub nowego sprzętu?

Nie. Wdrożenie EDI nie wymaga dodatkowych inwestycji związanych z oprogramowaniem czy sprzętem komputerowym. Aby korzystać z platformy EDInet wystarczy dostęp do Internetu. Wskazany przez firmę użytkownicy otrzymują indywidualne hasło oraz login, które pozwalają na dostęp do platformy z każdego miejsca o dowolnej porze. Co więcej możliwa jest integracja z systemem ERP na którym pracuje firma wtedy wiele komunikatów może być tworzonych automatycznie. Operator EDI nie ingeruje w żaden sposób w system F-K z którego firma już korzysta.

4. Dlaczego obsługę EDI lepiej zlecić firmie zewnętrznej?

Najważniejsze dwa powody to większe bezpieczeństwo i mniejsze koszty. Komunikacja oparta na EDI wymaga utrzymania i zabezpieczenia serwerów, utrzymania wykwalifikowanych programistów. Poza tym firma zewnętrzna umożliwia integrację z kontrahentami bez względu na to, z jakim operatorem EDI współpracują (regulują to umowy międzyoperatorskie). Firma zewnętrzna odpowiada za bezpieczeństwo przesyłanych komunikatów, dokumentów takich jak e-faktura oraz umożliwia jej późniejsze przechowywanie zgodnie z wymogami prawa.

5. Od czego rozpocząć wdrożenie EDI?

Najlepiej od kontaktu z naszymi pracownikami. Konsultanci określają indywidualne potrzeby każdego Klienta tak, aby wdrażane rozwiązanie spełniło oczekiwania.

6. Dlaczego warto korzystać z faktury elektronicznej?

Wystawianie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest bardzo wygodne, ponieważ uprawnieni użytkownicy mają dostęp do faktur praktycznie z każdego miejsca i w każdej chwili, bez konieczności wertowania opasłych segregatorów. Brak konieczności jej drukowania oraz przesyłania pocztą tradycyjna daje wymierne oszczędności. Analizy pokazują, że przetwarzanie faktur papierowych kosztuje nawet 80% więcej niż tych w formie elektronicznej. Kolejnym argumentem jest fakt, że podczas ich wystawiania znacząco spada odsetek błędnie wystawionych dokumentów, ponieważ przechodzą automatyczną weryfikację. Już chwilę po wystawieniu faktura jest dostępna dla odbiorcy, gdzie może być od razu zaczytana do systemu F-K.

7. Jak wystawiać faktury elektroniczne?

Faktura elektroniczna wystawiana jest tak jak zwykła faktura w systemie F-K, z tym że nie ma potrzeby jej drukowania, jest ona wysyłana do odbiorcy drogą elektroniczną w uzgodnionej przez strony formie. Warunkiem korzystania z faktury elektronicznej jest wcześniejsza akceptacja tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

8. Czy można przesyłać faktury elektroniczne e-mailem?

Owszem jest to jedna z metod przesyłania e-faktur jednak trzeba pamiętać, aby zachować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Dlatego do przesyłania tak ważnych dokumentów najlepiej skorzystać z gotowego rozwiązania, np. EDInet PKI adapter, który spełnia wymogi dotyczące faktur, jak również może wykorzystać skrzynkę e-mail.

9. Czym różni się faktura w formie elektronicznej od papierowej?

Jest jedna podstawowa różnica, dokument w wersji elektronicznej nie ma kopii, poza tym te dokumenty niczym się nie różnią pod względem formalnym jak i wizualnym. Przed rozpoczęciem przesyłania faktur w formie elektronicznej są ustalane pozycje, które muszą się na niej znaleźć zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem jak i te dodatkowe. Na tej podstawie każda faktura jest automatycznie sprawdzana przy wystawianiu i jeżeli pojawia się jakaś niezgodność dokument nie zostaje przesłany. Pozwala to na uniknięcie błędów, które pojawiają się przy fakturach w formie papierowej. Zawsze można zmienić ilość pozycji dodatkowych na fakturze.

10. Jak przechowywać faktury w wersji elektronicznej?

Przepisy mówiące o tym jak należy przechowywać faktury elektroniczne zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r §6.
„Faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2) łatwe ich odszukanie;
3) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur „Na platformie Edinet Solutions jednym z rozwiązań jest EDInet Archive, gdzie przechowywane są faktury elektroniczne, w sposób spełniający wymienione w rozporządzeniu warunki.

11. Jak rozpocząć wymianę dokumentów elektronicznych z partnerami?

Aby rozpocząć projekt EDI należy zwrócić się do operatora EDI wskazując partnerów, z którymi chcieliby Państwo rozpocząć projekt. Każdy z użytkowników systemu EDI wybiera sposób wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych.

12. Co to jest EDInet Communicator ?

EDInet Communicator jest to platforma biznesowa oparta na technologii EDI. Służy integracji, automatyzacji elektronicznych dokumentów handlowych (zamówień, potwierdzeń, faktur, korekt, raportów) oraz synchronizacji danych pomiędzy partnerami biznesowymi.

EDInet Communicator jest dostępny w dwóch wersjach:
Web EDInet - portal internetowy do monitoringu i wymiany dokumentów
EDInet Connector (zintegrowane EDI) - narzędzia do automatycznej wymiany dokumentów

Web EDInet to portal internetowy przy pomocy którego kontrahenci mogą zapoznać się z arkanami EDI. Manualna obsługa umożliwia odbieranie i wysyłanie dokumentów. Portal jest etapem przejściowym do czasu implementacji zaawansowanych kanałów komunikacji oferowanych w ramach rozwiązań EDInet Connector.

13. Co to jest EDInet Marketplace?

EDInet Marketplace jest jednym z rozwiązań platformy EDInet, które oferuje natychmiastowy dostęp do kompletnej i ciągle aktualizowanej bazy danych produktów, gdzie firmy mogą realizować cały proces handlowy. Narzędzie to powstało aby zautomatyzować i usprawniać proces zakupów.

14. Jakie są przykładowe rodzaje dokumentów elektronicznych, które możemy wymieniać z naszymi partnerami?

Zamówienie (ORDER)
Faktura (INVOIC)
Awizo Wysyłki (DESADV)
Potwierdzenia Dostawy (RECADV)
Potwierdzenia Zamówień (ORDERRSP)
Stany Magazynowe (INVRPT)
Raporty Sprzedaży (SLSRPT)

15. Co to jest EDInet PKI Adapter ?

Edinet PKI Adapter jest rozwiązaniem w ramach platformy Edinet Solutions dedykowanym do obsługi wymiany dokumentów elektronicznych, faktur sygnowanych podpisem elektronicznym.

Faktura (korekta faktury) ma postać specjalnie sformatowanego pliku zawierającego:
- dokument w formacie PDF przedstawiający tradycyjny wizerunek faktury/korekty,
- podpis elektroniczny użyty podczas jej wystawiania (w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia),
- certyfikat znacznika czasu (w celu zagwarantowania integralności treści).

 

Infinite Sp. z o.o.

Centrala firmy: 

ul. Projektowa 1

20-209 Lublin
tel: 81 745 17 50

Biuro Handlowe:

ul. Trębacka 4
00-074 Warszawa

e-mail: info@infinite.pl

   
  KRS: 0000016222 NIP: 946-18-94-773 REGON: 430801543 
Wysokość kapitału zakładowego Spółki: 8 341 500 zł 
Wysokość kapitału wpłaconego Spółki: 8 341 500 zł
 

Zaloguj