Digitalizacja dokumentów

Infinite OCR

Informacje ogólne

Czym jest OCR?

Kancelaria jest miejscem, w którym organizacja styka się ze światem zewnętrznym. Od tego, jak sprawnie przebiega zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą oraz w jaki sposób jest ono przeprowadzane, zależy jakość i szybkość przepływu informacji. Sposób działania kancelarii decyduje także o tym, na jakim poziomie są procesy zachodzące w organizacji. Dzięki Infinite OCR korespondencja przychodząca trafia do osób zainteresowanych. Tego typu rozwiązanie może być wdrożone w dwóch modelach – outsourcingowym oraz in-house.

Model in-house

Utworzona zostaje osobna komórka organizacyjna w siedzibie Klienta. Model ten zakłada stworzenie dwóch ścieżek procesowania pism:

Pierwsza to digitalizacja dokumentów oraz przekazywanie ich obrazów w formie elektronicznej. Zawierają one także informacje o czasie przyjęcia, ścieżce procesowania oraz ewentualne dodatkowe dane umożliwiające zadekretowanie pisma. Drugi sposób zarządzania korespondencją obejmuje te pisma, które mają wymuszone potwierdzenie otrzymania lub przekazania do zwrotu. W celu potwierdzenia stosowane jest przenośne urządzenie typu hand-held. Model ten jest charakterystyczny dla dużych organizacji, w przypadku, których digitalizacja każdego dokumentu byłaby niekorzystna z punktu widzenia ekonomii.

Model outsourcingowy

W tym przypadku kancelaria zostaje w pełni wyodrębniona ze struktur organizacyjnych Klienta. Następuje jej przeniesienie na zewnątrz siedziby Klienta do naszego centrum operacyjnego. Do Klienta wysyłane są elektroniczne obrazy otrzymanej poczty a także informacje o czasie przyjęcia, ścieżce procesowania oraz inne potrzebne dane, które są wymagane do zadekretowania pisma.

Skontaktuj się z naszym specjalistą

Pomożemy Ci dobrać rozwiązanie dopasowane do Twojej firmy.

Wybór odpowiedniego modelu pozwala na optymalizację procesów zachodzących w kancelarii i powoduje, że spełnia ona swoją rolę w sposób skuteczny i efektywny. Pozwala skupić się na bieżących sprawach organizacji a jednocześnie daje możliwość dostępu do ważnych informacji zawsze wtedy, gdy wymaga tego sytuacja.