W dzisiejszych czasach, gdy cyfryzacja staje się nieodłączną częścią funkcjonowania każdej organizacji, coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie rozwiązań, które usprawniają procesy kadrowe i administracyjne. Jednym z nich są elektroniczne teczki pracownicze, takie jak Infinite eTeczka, które mogą zrewolucjonizować sposób zarządzania dokumentacją pracowniczą. Dlaczego warto wdrożyć tego typu rozwiązanie, zwłaszcza jeśli zatrudniamy setki pracowników?
Oszczędność czasu i zasobów
W tradycyjnym modelu zarządzania dokumentacją kadrową, każda teczka pracownika jest fizycznym zbiorem dokumentów, które muszą być regularnie aktualizowane, archiwizowane i przechowywane. W dużej firmie, gdzie zatrudnionych jest kilkaset osób, utrzymanie porządku w dokumentacji może być wyzwaniem logistycznym. Wprowadzenie elektronicznych teczek pracowniczych pozwala zautomatyzować i usprawnić ten proces.
Dzięki cyfryzacji dokumentacji:
- Pracownicy działu HR mogą szybciej odnajdywać potrzebne informacje.
- Wymiana dokumentów pomiędzy działami (np. kadrami a księgowością) odbywa się błyskawicznie.
- Eliminujemy potrzebę fizycznego składowania papierowych dokumentów, co zmniejsza koszty archiwizacji.
Zwiększenie bezpieczeństwa danych
W erze RODO i rosnących wymagań dotyczących ochrony danych osobowych, odpowiednie zabezpieczenie dokumentów pracowniczych jest priorytetem. Infinite eTeczka oferuje zaawansowane mechanizmy ochrony:
- Dostęp do teczek mogą mieć tylko uprawnione osoby, co zmniejsza ryzyko nieautoryzowanego wglądu w dane pracowników.
- Wszystkie dokumenty mogą być szyfrowane, a systemy regularnie aktualizowane, aby spełniać najnowsze standardy bezpieczeństwa.
- Systemy elektroniczne automatycznie tworzą kopie zapasowe danych, co minimalizuje ryzyko ich utraty na wypadek awarii sprzętu.
Zgodność z przepisami prawa
Przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej w Polsce zmieniają się na korzyść rozwiązań cyfrowych. Zgodnie z nowelizacjami, pracodawcy mają możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. To oznacza, że pracodawca, który zdecyduje się na wprowadzenie eTeczki, nie musi przechowywać fizycznych kopii dokumentów.
Elektroniczne teczki zapewniają pełną zgodność z przepisami dotyczącymi m.in.:
- Przechowywania danych przez odpowiedni okres.
- Możliwości archiwizacji w sposób uporządkowany i łatwo dostępny.
- Łatwego dostępu do dokumentacji na żądanie pracownika lub instytucji kontrolnych.
Ułatwienie audytów i kontroli
Kiedy firma zatrudnia setki pracowników, regularne audyty i kontrole, np. przez Inspekcję Pracy, mogą generować spore obciążenia dla działu HR. W tradycyjnym modelu oznacza to godziny przeszukiwania papierowych dokumentów i ręczne przygotowywanie raportów. W przypadku elektronicznych teczek cały proces jest znacznie prostszy.
Nasi Klienci zwracają uwagę na fakt, że dzięki digitalizacji dokumentów pracowniczych, kontrole są mniej czasochłonne i pozwalają uniknąć wielu nieporozumień. W konsekwencji dużo łatwiej jest spełnić wymagania nakładane na pracodawcę przez KP, a co za tym idzie jest mniej nakładanych mandatów.
– wyjaśnia Marcin Orocz, Lider obszaru ECM w Infinite IT Solutions.
Wygoda i elastyczność pracy zdalnej
Zwiększona popularność pracy zdalnej stawia przed firmami nowe wyzwania, również w obszarze zarządzania dokumentacją. eTeczki pracownicze pozwalają na zdalny dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, dla uprawnionych pracowników. To szczególnie ważne w firmach, gdzie HR musi zarządzać zespołem rozproszonym geograficznie.
Dzięki odpowiednio dobranym rozwiązaniom:
- Procesy kadrowe, takie jak podpisywanie umów czy zarządzanie wnioskami urlopowymi, mogą być realizowane online.
- Pracownicy mogą sami sprawdzać stan swoich dokumentów, wniosków czy zaświadczeń, co odciąża dział kadr.
Środowiskowe i wizerunkowe korzyści
Odejście od papierowej dokumentacji na rzecz rozwiązań cyfrowych to krok w stronę ekologii. Firmy, które wdrażają elektroniczne teczki, przyczyniają się do redukcji zużycia papieru oraz minimalizacji odpadów. To nie tylko korzyść dla środowiska, ale także dla wizerunku firmy, która może budować swój profil jako organizacji nowoczesnej i odpowiedzialnej społecznie.
Podsumowując, Infinite eTeczki to rozwiązanie, które przynosi szereg korzyści, zwłaszcza w przypadku dużych firm zatrudniających setki a nawet tysiące pracowników. Automatyzacja procesów, bezpieczeństwo danych, zgodność z przepisami oraz oszczędności finansowe to tylko niektóre z powodów, dla których warto rozważyć wdrożenie tego rozwiązania. W erze cyfryzacji, inwestycja w nowoczesne narzędzia HR może przynieść długofalowe korzyści i znacznie usprawnić zarządzanie firmą.
