Infinite EDI w grupie PSB S.A.

Sytuacja przed wdrożeniem

W przeszłości wymiana dokumentów fiskalnych (faktury, korekty faktur) pomiędzy Grupą PSB a kontrahentami odbywała się w formie papierowej. Biorąc pod uwagę skalę działalności Grupy, rozwią- zanie to generowało znaczące koszty wynikające z obsługi dokumentów oraz usług pocztowych, a jednocześnie uniemożliwiało poprawę płynności procesu.

Zbyt długi czas przetwarzania faktur od dostawców rzutował na procesy finansowe podmiotu. W związku z tym, Grupa PSB podjęła decyzję o wdrożeniu zintegrowanego systemu EDI, który usprawni obieg dokumentów w komunikacji z dostawcami, wspierając firmę w dalszym rozwoju.

Kryteria wyboru systemu

Grupa PSB poszukiwała platformy EDI, która umożliwiłaby wymianę dokumentów handlowych z dostawcami według określonych standardów oraz wskazanego protokołu komunikacyjnego. Jednym z kluczowych wymogów wobec dostawcy rozwiązania było dostosowanie systemu EDI do specyfiki procesów biznesowych, wynikających ze struktury organizacyjnej Grupy PSB.

Dodatkowo, ważnym elementem projektu było przeprowadzenie integracji z wykorzystywanym przez Grupę systemem ERP (lnfover) celem zapewnienia spójnego przepływu danych pomiędzy rozwiązaniami. Biorąc po uwagę doświadczenie w realizacji podobnych przedsięwzięć poparte rekomendacjami, firma Infinite została zaakceptowana jako jeden z operatorów EDI, którzy obsługują Grupę PSB w zakresie elektronicznej wymiany danych.

Wdrożenie

W ramach kompleksowej usługi wsparcia i zarządzania systemem EDI Communicator firma Infinite zapewniła:

• konfigurację stron transakcji
• konfigurację przekazów
• konfigurację dokumentów
• konwertowanie danych
• generowanie certyfikatów elektronicznych
• szyfrowanie i odszyfrowywanie przekazów
• walidację komunikatów
• monitoring obiegu dokumentów
• monitorowanie błędów i raportowanie

Wśród komunikatów skonfigurowanych pomiędzy Grupą PSB a dostawcami znalazły się faktury, korekty faktur oraz statusy procesowania dokumentów. Komunikat szczegółowego raportowania statusu dokumentów został opracowany specjalnie na potrzeby Grupy.

Dodatkowo, dla części dostawców firma Infinite przygotowała alternatywną metodę dostarczania dokumentów fiskalnych, która również umożliwia automatyczne procesowanie danych do systemu wykorzystywanego przez Grupę PSB. Proces uruchamiania transmisji dostawcami został zakończony w 2013 roku.

Sytuacja po wdrożeniu

Zmiana obiegu dokumentów z formy papierowej na elektroniczną zapewnia Grupie PSB zdecydowanie szybsze przetwarzanie faktur oraz korekt faktur. Dzięki funkcji raportowania, firma ma stały dostęp do aktualnych informacji o statusie dokumentów.

Platforma lnfinite EDI Communicator wyposażona jest w zaawansowane mechanizmy walidacyjne, co gwarantuje precyzyjny przekaż danych pomiędzy kontrahentami. Grupa PSB znacząco zwiększyła dokładność swoich danych, ponieważ są one automatycznie wprowadzane do systemu, bez konieczności przepisywania ich przez pracowników.

Platforma lnfinite EDI Communicator to inwestycja z szybką stopa zwrotu; korzyści finansowe zaobserwowane w wyniku zastosowania systemu wielokrotnie przewyższają koszty ponoszone na jego wdrożenie i utrzymanie. Automatyzacja procesu obsługi faktur przełożyła się na sprawniejsze rozliczanie dostaw, jednocześnie przyczyniając się do optymalizacji czasu pracy obsady.

System został dostosowany do specyfiki procesów biznesowych Grupy PSB, przez co możliwe było wprowadzenie konkretnych standardów komunikacji pomiędzy Grupą a dostawcami.

W toku trwającej od 2010 roku współpracy firma lnfinite zapewniła bezawaryjną pracę rozwiązania oraz kompleksowe wsparcie na każdym etapie trwania projektu.