W zgodzie z przepisami określonymi przez Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r., dokumentacja pracownicza musi być prowadzona według określonych zasad i podzielona na kilka kategorii. eTeczka Infinite pozwala na sprawne zarządzanie dokumentami, zapewnia przejrzystość dla pracownika i pracodawcy oraz ułatwia dostęp do wymaganych danych w sytuacjach kontrolnych lub administracyjnych.
Dokumentacja pracownicza obejmuje m.in. akta osobowe, listy płac, ewidencję czasu pracy oraz dokumenty BHP. Poniżej omówiono poszczególne elementy tej dokumentacji.
1. Akta osobowe
Akta osobowe, zgodnie z przepisami, dzielą się na cztery obowiązkowe części
– A, B, C i D, E.
Część A – zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie. W tej sekcji znajdują się m.in. dokumenty potwierdzające kwalifikacje pracownika, świadectwa ukończenia szkół, kursów i szkoleń oraz dokumenty medyczne potwierdzające jego zdolność do pracy.
Część B – obejmuje dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia. Znajdują się tu umowy o pracę, aneksy, potwierdzenia zapoznania się z regulaminami, jak również zakresy obowiązków.
Część C – przechowuje dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. W tej części znajdą się np. wypowiedzenia umów, rozwiązania za porozumieniem stron i inne dokumenty kończące stosunek pracy.
Część D – przeznaczona jest na dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową, dyscyplinarną oraz karami nałożonymi na pracownika. W tej sekcji gromadzone są pisma ostrzegawcze, upomnienia, nagany i inne dokumenty związane z konsekwencjami dyscyplinarnymi.
Część E – nowo wprowadzona część akt, obejmująca dokumenty związane z kontrolą trzeźwości oraz obecnością innych substancji w organizmie pracownika. Zawiera dokumentację potwierdzającą wyniki przeprowadzonych badań, jeśli pracodawca podjął decyzję o weryfikacji stanu trzeźwości lub obecności substancji psychoaktywnych w organizmie pracownika. Ma to na celu zwiększenie bezpieczeństwa w miejscu pracy i zapewnienie zgodności działań z wymogami prawa.
Ten rozbudowany podział akt osobowych pozwala na zachowanie pełnej przejrzystości informacji. Rozwiązanie Infinite zapewnia przechowywanie zgodnie z szczegółowymi wytycznymi dotyczącymi dokumentów wykazanych w Rozporządzeniu.
2. Listy płac
Listy płac stanowią osobną kategorię dokumentacji, która obejmuje wszystkie informacje o wynagrodzeniach pracownika, w tym wynagrodzenia podstawowe, premie, dodatki i inne składniki płacowe. W eTeczce Infinite listy płac są przechowywane oddzielnie od akt osobowych, co pozwala na ochronę prywatności.
3. Ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy jest kolejnym obowiązkowym elementem dokumentacji pracowniczej. Pracodawca ma obowiązek prowadzenia tej ewidencji dla każdego pracownika. Zawiera ona informacje o liczbie przepracowanych godzin, nadgodzinach, dniach wolnych. Integracja eTeczki Infinite z systemem RCP Infinite pozwala na automatyczną archiwizację ewidencji czasu pracy pracownika bez dodatkowego nakładu pracy dla Działu Kadr.
4. Dokumentacja BHP
Dokumentacja BHP odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa w miejscu pracy. W jej skład wchodzą różne dokumenty, takie jak karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, karta ewidencji środków ochrony indywidualnej, dokumenty dotyczące wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży oraz za pranie i konserwację odzieży roboczej. Wszystkie te elementy mają na celu monitorowanie i zapewnienie odpowiednich warunków pracy dla pracowników.
Podsumowanie
Zorganizowany podział dokumentacji pracowniczej na akta osobowe, listy płac, ewidencję czasu pracy i dokumentację BHP ma na celu ułatwienie zarządzania danymi pracowników oraz zgodność z przepisami prawa. Każda z tych sekcji spełnia kluczową rolę – od prowadzenia akt osobowych, które śledzą historię pracownika, przez listy płac, które dokumentują jego wynagrodzenie, aż po ewidencję czasu pracy i dokumentację BHP, które chronią prawa pracowników i gwarantują im poczucie bezpieczeństwa.
Przepisy jasno określają zarówno zakres, jak i czas przechowywania dokumentów pracowniczych, a ich przestrzeganie jest istotne zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.
