Zmiany w elektronicznym fakturowaniu dla firm – dla kogo KSeF?

Zdecydowanie najszybciej i bez dodatkowych inwestycji w infrastrukturę do KSeF dołączą firmy, które już korzystają z faktury elektronicznej z wykorzystaniem EDI. W takiej sytuacji wystarczy tylko odpowiednie API, które dzięki integracji z KSeF prześle faktury w żądanym przez Ministerstwo formacie. Klienci Infinite, którzy korzystają z EDI w każdej chwili mogą dołączyć do KSeF, ponieważ mamy gotowe rozwiązanie.

E-faktura w liczbach

Odsetek firm, które korzystają z faktury elektronicznej w Polsce jest niewielki, szacuje się, że jest to około 16%. Znacznie więcej wysyła faktury, jako zwykły pdf, jest to 58% firm, trzeba jednak zaznaczyć, że PDF nie jest fakturą elektroniczną, a tym bardziej fakturą ustrukturowaną w rozumieniu Ministerstwa Finansów. Korzystanie z PDF jest dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców, jeśli chodzi o dystrybucję dokumentów, jednak nadal wymaga ona ręcznego wprowadzenia do systemu księgowego czy ERP odbiorcy. Bardzo często jest drukowana i nadal przechowywana w wersji papierowej. Jeśli firma korzysta z takiego rozwiązania to dział księgowości będzie zmuszony do wygospodarowania dodatkowego czasu na regularne przesyłanie faktur do KSeF. Prawdopodobnie będzie trzeba robić to codziennie, ponieważ datą wystawienia faktury, będzie data przesłania do KSeF.

Od 2023 roku, wszystkie firmy będą zobligowane do przesyłania wystawionych faktur do KSeF, dlatego warto wykorzystać ten rok na przygotowanie firmy na tę zmianę. Oczywiście najbezpieczniejszym i najwygodniejszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie EDI do wymiany dokumentów z kontrahentami. Wtedy zarówno wystawca jak i odbiorca ma wszystkie dokumenty w jednym miejscu z dostępem o dowolnej porze, jest znacznie mniej błędów, ponieważ dokumenty są walidowane, nic nie ginie oraz dużo szybciej realizowane są płatności. W momencie, kiedy firma korzysta z EDI to podłączenie do KSeF jest możliwe w każdej chwili, a dział księgowości nie musi dodatkowo zajmować się tym tematem.

Jak wdrożyć EDI do przesyłania faktur elektronicznych?

W zależności od stopnia zautomatyzowania obecnych procesów oraz wolumenu wystawianych dokumentów uruchomienie EDI może mieć różny przebieg. Dlatego najwięcej informacji udzieli nasz ekspert, wystarczy wypełnić formularz, a na pewno skontaktujemy się, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania.

Uproszczony schemat działania EDI vs KSeF