Szybkie wdrożenie zmian technologicznych, które zoptymalizują koszty, ale jednocześnie nie sparaliżują dotychczasowej pracy, to marzenie wielu menagerów. W początkowej fazie cyfryzacji, kiedy pierwsze firmy wdrażały u siebie aplikacje digitalizujące wykonywane zadania, okazywało się że sama cyfryzacja często spowalniała wręcz pracę. Przyczyną takiej sytuacji było to, że pracownikom dużo szybciej jest napisać notatkę na kartce, niż wprowadzić dane do systemu.

Pomimo wielu lat digitalizacji, niektóre zadania w firmach nadal wykonywane są w formie papierowej. Często powodem takiego stanu rzeczy są wymagania prawne. Taka właśnie sytuacja dotyczy zawierania umów leasingu, które są ograniczone do formy pisemnej artykułem 709 Kodeksu Cywilnego.

Spójrzmy zatem na naszych klientów i pracowników, jako użytkowników systemu. Co jest dla nich najistotniejsze?

Prostota. Rozwiązania, które są dostarczane do obsługi procesów biznesowych, powinny iść w kierunku uproszczeń dla konsumentów. Firmy powinny rozumieć, że klienci, czy pracownicy pracujący na danym systemie, to ci sami ludzie, którzy szukają w życiu osobistym prostoty i przyjemności obsługi. Łaknienie prostoty widać m.in. na przykładzie ewolucji telefonów komórkowych, w których wygrał nurt wyznaczony przez iPhone. Ten smartfon pokazał, że można dostarczyć użytkownikowi  łatwe i zrozumiałe menu, które jest powieleniem znanego dla nich kafelkowego podejścia Windows czy Apple. Prostota ikon na urządzeniu osobistym pozwala na szybkie dostawanie się do dowolnych usług na telefonach komórkowych. Podejście to okazało się takim przełomem, że smartfony stały się podstawowym narzędziem.

Wpisanie się w przyzwyczajenia. Najłatwiejszą metodą szybkiego przyswojenia zmian jest zachowanie znanych i zrozumiałych dla pracowników i klientów elementów procesu. W ramach zmiany należy natomiast wyeliminować kosztochłonne zadania. Ciekawą analizę takiego podejścia do wdrażania zmian polepszających ludzkie życie potwierdza m.in. Charles Duhigg w książce „Siła nawyku”. Opisuje on przykłady osób, które odniosły szybki sukces, dzięki temu że zachowywały one ogólny schemat działań, a podmieniały tylko złe zadania. Stopniowe zastępowanie kolejnych elementów w wykonywanych zadaniach znacząco przyspieszało dochodzenie do rezultatów.

Czas. Wspólnym celem firm leasingowych i ich klientów, jest jak najszybsze podpisanie umowy leasingu i uruchomienie finansowania. Firma leasingowa chce to zrobić przy zachowaniu bezpieczeństwa transakcji. Przedsiębiorca, uzyskujący leasing, podpisuje umowę w formie papierowej, co jest szybką formą podpisania dokumentu, jednak taka forma pracy przekłada się na wysokie koszty weryfikacji dokumentów.

Rozwiązaniem tego problemu jest podpisywanie umów leasingu na tabletach. Jest to jedna z usług dostępnych w produkcie Infinite e-Podpisywanie.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

Użycie tej formy podpisu zabezpiecza w pełni firmę leasingową, w zakresie regulacji prawnych. Podpisana na tablecie umowa może mieć przypisany do niej podpis płaski, który jest równy podpisaniu się na kartce papieru. Dzięki zaawansowanej technologii rysików, za zgodą klienta, można zachowywać na podpisanej umowie podpis biometrycznych, który dostarcza znacznie więcej informacji o sposobie wykonania podpisu. Zachowywane są takie informacje jak szybkość wykonywania podpisu, czy kąt nachylenia rysika. Taka forma podpisania dokumentu wymaga kontaktu bezpośredniego, ale jest to kontakt bezpieczny, dzięki możliwości pełnej dezynfekcji tabletu i rysika.

Podpisanie dokumentów na tablecie zapewnia prostotę wykonania podpisu. Klient nie potrzebuje dodatkowych aplikacji do złożenia podpisu. Pełna kontrola nad oryginałem dokumentu umożliwia natomiast uproszczenie procesu weryfikacji dokumentu, co przekłada się na przyspieszenie uruchomienia transakcji i znaczącą redukcję kosztów.

Kontakt ten stwarza nieporównywalną z cyfrowym kontaktem szansę sprzedażową, na sprzedaż dodatkowych produktów, jak ubezpieczenie przedmiotu.  Dodatkowo podczas tego kontaktu przedstawiciel może odebrać od klienta podpisany weksel, który wymaga formy papierowej.

Rozwiązania firmy Infinite skupiają się upraszczaniu procesów naszych klientów, eliminowaniu zbędnych kosztów i zwiększaniu zysków. Bardzo ważnym czynnikiem dla nas jest także komplementarność usług i funkcji. Dzisiejszy klient, to człowiek, który ma zainstalowanych na swoim smartfonie średnio ponad 80, a aktywnie korzysta z około 30 aplikacji. Oznacza to, że naszym Klientem jest osoba, która chce mieć szeroki wybór usług.  Dlatego więc kompleksowy produkt e-Podpisywanie zawiera szereg usług, jak m.in. użycie podpisu kwalifikowanego, co pozwala obsłużyć, zdigitalizować i uprościć podpisanie umów przez każdego klienta. Uniwersalność i komplementarność całego rozwiązania przybliżymy wkrótce w kolejnym artykule – stay tuned!

autor: Maciej Zacharski