Elektroniczna ewidencja czasu pracy to pożądane narzędzie, które wspiera przełożonych oraz działy HR. Wdrożenie cyfrowych rozwiązań w zarządzaniu czasem pracy pozwala lepiej kontrolować procesy kadrowo-płacowe, o czym przekonała się jedna ze spółek Grupy PKP Cargo – PKP Cargo Terminale – wyspecjalizowane centra logistyczne w Małaszewiczach oraz Żurawicy. W procesie digitalizacji Spółka postawiła na system Infinite RCP. Jak taka automatyzacja usprawnia procesy wewnątrz firmy?

Planowanie grafików, zwłaszcza, gdy są zmianowe, rejestracja wejść i wyjść pracowników, sprawne rozliczanie czasu pracy, w tym nadgodzin, to zadania wymagające odpowiedniego zarządzania. W przypadku firm o rozproszonej i złożonej strukturze organizacyjnej, niezbędne są takie rozwiązania, które z jednej strony usprawnią system ewidencji czasu pracy pracownika i będą zgodne z przepisami Kodeksu Pracy, a z drugiej będą łatwe i szybkie w obsłudze. Infinite RCP to system, który spełnia te oczekiwania. Jego dostawcą jest Infinite IT Solutions, która wsparła Grupę PKP Cargo nie tylko podczas wdrożenia, ale i w dalszych etapach rozwoju systemu oraz obsługi technicznej.

System szyty na miarę

W przypadku PKP Cargo Terminale kluczowym zadaniem było rozpoznanie potrzeb i zaproponowania takiego narzędzia, które byłoby dostosowane do wymagań. Wśród kluczowych wymogów znalazły się: potrzeba rozliczania ruchomego podstawowego i równoważnego czasu pracy, uwzględnienie zapisów zakładowego układu zbiorowego pracy, dostarczenie kart z logo firmy czy zastosowanie specjalnych czytników z ekranem LCD z konfigurowalnymi przyciskami. Ponadto spółka PKP Cargo Terminale szukała także takiego rozwiązania, które udostępniałoby przejrzysty portal dla pracownika z obsługą planów urlopowych, możliwością składania wniosków urlopowych (uwzględniających przy tym różne typy urlopów, w tym dodatkowy urlop wynikający ze specyfiki pracy na niektórych stanowiskach w PKP) oraz ewidencjowanie i rozliczanie podróży służbowych. Ważnym czynnikiem było także to, by zaproponowane narzędzie było zintegrowane z systemem kadrowo-płacowym działającym w spółce.

Aby ułatwić życie przełożonym i działom HR

Najkorzystniejszym rozwiązaniem dla PKP Cargo Terminale w kwestii czytników okazał się sieciowy biometryczny terminal BioStation A2 dostarczony przez Infinite IT Solutions. Obecnie jest on jednym z najbardziej zaawansowanych terminali Kontroli Dostępu oraz Rejestracji Czasu Pracy, zapewnia również wysoki poziom bezpieczeństwa. Na terminalu BioStation A2 można łatwo dostosować przyciski prezentowane na ekranie.

Dostarczone przez Infinite rozwiązanie, tj. system RCP oraz terminale automatyzują proces wymiany danych wejścia/wyjścia i ich rozliczenia z systemem HR oraz pozwalają na dwukierunkową aktualizację danych. Atutem systemu jest także elastyczna konfiguracja parametrów, reguł, czy słowników. Dodatkowy moduł samoobsługowy dla pracowników wspiera w prostych krokach procesy HR. Wedle potrzeby wszystkie procesy mają dodatkową funkcję powiadamiania drogą email.

Dzięki systemowi Infinite RCP pracownicy działów HR mogą zaoszczędzić do 50 proc. czasu wcześniej poświęconego na informowanie pracowników o saldach urlopowych, ewidencjonowanie absencji urlopowych z papierowych wniosków czy wprowadzanie rozliczonego przez przełożonych czasu pracy podwładnych. Wszelkie dane pracownicy mają pod ręką w jednym miejscu, a brak dokumentacji papierowej nie tylko redukuje koszty operacyjne, ale niweluje ryzyko ewentualnych błędów.

System elektronicznego rozliczania czasu pracy, jaki na przełomie roku 2020/2021 wdrożyliśmy w spółce to oszczędność czasu ale również i zmniejszenie kosztów. Dzięki systemowi nie ma konieczności prowadzenia papierowych list obecności, wniosków urlopowych, delegacji itp. Mniej wydruków to niższe wydatki, a także mniejszy wpływ na środowisko, co w dzisiejszych czasach ma ogromne znaczenie. Mamy pełny nadzór nad harmonogramami pracy, posiadamy na bieżąco pełny dostęp do informacji o nadgodzinach, wykorzystanych urlopach, absencjach pracowników. Dzięki systemowi otrzymujemy bez zwłoki pełną wiedzę na temat funkcjonowania spółki w obszarze HR.

– mówi Jacek Rutkowski – Prezes Zarządu Spółki PKP Cargo Terminale

Digitalizacja procesów wewnątrz firmy finalnie prowadzi do uproszczenia wielu procedur. Im większa organizacja, tym naturalnie większe potrzeby i oczekiwania. Ogromną zaletą Infinite RCP jest to, że system można dostosować do potrzeb konkretnej organizacji, odpowiednio go parametryzując i rozszerzając o dodatkowe moduły. System jaki dostarczyliśmy PKP Cargo Terminale, jest tego najlepszym przykładem.

– mówi Aneta Andruszkiewicz, Product Owner w Infinite IT Solutions.

Zaawansowana technologia dla wymagającej organizacji

Reasumując potrzeba zoptymalizowania skomplikowanego procesu rozliczenia czasu pracy w przypadku tak prężnego i złożonego organizmu jakim jest PKP Cargo Terminale, wymagała wdrożenia narzędzia wysokiej klasy. System, który pozwala na sprawne planowanie i rozliczanie czasu pracy z uwzględnieniem wszelkich nadgodzin, urlopów czy dodatków, jest nieocenionym wsparciem dla przełożonych i pracowników Działu Kadr.

PKP Cargo Terminale Sp. z o.o. należąca do Grupy PKP Cargo to dwa centra logistyczne. Jedno w Małaszewiczach przy granicy z Białorusią, wyposażone w nowoczesne terminale na styku standardowego i szerokiego toru kolejowego. Terminal ten oferuje przeładunek, spedycję oraz składowanie i konfekcjonowanie towarów. Małaszewicze to największy terminal intermodalny w Grupie PKP CARGO, nazywany także bramą z Chin do Unii Europejskiej, gdyż tędy przepływa największy strumień ładunków wysłanych drogą lądową z Azji Wschodniej do UE i w odwrotnym kierunku. Drugie centrum logistyczne Medyka-Żurawica jest zlokalizowane przy przejściu granicznym Medyka-Mościska na granicy z Ukrainą. Centrum posiada pełne zaplecze infrastrukturalne i techniczne, które pozwala na przeładunek, wyładunek i załadunek towarów w transporcie kolejowym i samochodowym, magazynowanie i składowanie, segregowanie, pakowanie i kruszenie towarów oraz komunikację przestawczą dla wagonów z towarami nie nadającymi się do przelewu lub przeładunku.

Grupa PKP Cargo jest wiodącym operatorem kolejowych przewozów towarowych w Polsce i na terenie Unii Europejskiej, a także kluczowym partnerem na Nowym Jedwabnym Szlaku. Oferuje usługi transportowe w zintegrowanych łańcuchach logistycznych, łącząc transport kolejowy, samochodowy oraz morski. Realizuje również przewozy nadzwyczajne, w tym w ramach projektów logistycznych polskiej armii i krajów NATO. Z usług PKP Cargo korzysta wiele branż, w tym: górnicza, hutnicza, budowlana, chemiczna, spożywcza, drzewna i motoryzacyjna. Oferta Grupy przygotowywana jest pod kątem indywidualnych potrzeb Klienta. W ramach Grupy PKP CARGO dostępna jest oferta ALL IN, która zawiera usługi spedycyjne, celne, przeładunkowe oraz dowóz do końcowego odbiorcy.

Infinite IT Solutions – dostawca nowych technologii i rozwiązań IT dla biznesu z 20-letnim doświadczeniem w wielu sektorach na terenie Polski, Europy i Bliskiego Wschodu. Lider branży paperless, którego systemy na co dzień funkcjonują w tysiącach firm. Flagowym produktem jest Infinite Paperless – kompleksowe rozwiązania dla przedsiębiorstw, które pozwalają wyeliminować papier z obiegu i przejść na znacznie szybsze oraz efektywniejsze działania online. Od podpisywania elektronicznego po archiwizację dokumentów firmowych, rozwiązania dla transportu, magazynu, kadr, sprzedaży, ecommerce B2B, wykonywanie czynności biurowych takich jak opłacanie faktur, rozliczenia jak również elektroniczny obieg dokumentów. Zdobywca Gazeli Biznesu oraz Diamentów Forbes’a.