Zatrudnienie pracownika wiąże się z dużą ilością dokumentów, które muszą być gromadzone podczas trwania stosunku pracy i przechowywane przez dziesiątki lat, nawet kiedy pracownik zmienił pracodawcę. Przy takim wolumenie dokumentów, formularzy, wniosków, oświadczeń, umów, aneksów bardzo łatwo o pomyłkę lub o zagubienie czegoś. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest zdygitalizowanie całego procesu od wypełnienia formularza po złożenie podpisu przez pracownika.

Dzięki temu:

• mamy kompletną dokumentację – dzięki walidacji wszystkie niezbędne pola są wypełnione, inaczej nie możliwe byłoby złożenie podpisu, który potwierdza poprawność dokumentu.
• wyeliminowanie błędów, które mogą powstać, kiedy dane są przenoszone z dokumentów papierowych do systemu informatycznego.
• zdecydowanie większa efektywność pracy – nie ma potrzeby wprowadzania tych samych danych wielokrotnie oraz w każdej chwili można odszukać niezbędne informacje w archiwum elektronicznym.
• obniżenie kosztów związanych z archiwizacją dokumentów papierowych.

Te wszystkie zadania spełni podpis elektroniczny, który pozwala na składanie podpisu odręcznego na tablecie, ale też umożliwia wypełnianie dokumentów, formularzy. E-Sign firmy Infinite, znajduje szerokie zastosowanie w obszarze HR. Poniżej opinia jednego z klientów Infinite, firmy Adecco.

Odkąd wdrożyliśmy podpis elektroniczny średnio 3 razy szybciej realizujemy formalności związane z rekrutacją pracowników. Podpis elektroniczny pozwala nam na podpisywanie szeregu umów, które pozwalają na nawiązanie współpracy z pracownikiem. Nie tracimy czasu na drukowanie, skanowanie i wysyłkę. Dokumenty w wersji elektronicznej znacznie obniżają koszt rekrutacji a sam proces podpisania umowy cywilnoprawnej jest błyskawiczny. Można powiedzieć, że z jednym naszych klientów skróciliśmy czas podpisywania umów o ponad 60%.

Opinia firmy Adecco.

Obszar związany z HR jest bardzo mocno sformalizowany i regulowany przez różnego rodzaju ustawy i rozporządzenia. Od 2019 roku możliwe jest przechowywanie całej dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Zatem nie ma konieczności drukowania, nawet umów o pracę, wystarczy wersja elektroniczna, z którą pracownik może się zapoznać i sygnować własnoręcznym podpisem tak jakby to robił na papierze. Gotowy dokument trafi na podany przez niego e-mail. Bardzo ważne jest to, że po złożeniu podpisu nie ma możliwości edytowania dokumentu. Podpis elektroniczny sprawdza się również, kiedy mamy do wypełnienia formularze, wtedy podane i sprawdzone dane od razu mogą być zaczytane np. do systemu kadrowo-płacowego, co znacznie usprawnia dalsze procedury.

Z pewnością istotną korzyścią są oszczędności związane z wyeliminowaniem drukowanego papieru oraz zwiększenie efektywności pracowników, ponieważ procesy przebiegają znacznie szybciej.