Każda firma, bez względu na prowadzoną działalność może stać się Paperless, ponieważ możemy zamienić różne dokumenty na ich elektroniczne odpowiedniki.
Prowadząc firmę produkcyjną mamy do czynienia z pracą zmianową i liczne wymogi do spełnienia, wtedy z pomocą przychodzi RCP. Mamy duże ilości protokołów, zgód od klientów, możemy wdrożyć e-Podpisywanie, aby klienci składali podpis na tablecie i wtedy nie musimy nic drukować i nic nam nie ginie. Gdy twoja firma ma wiele kanałów dystrybucji, możesz w jednym miejscu mieć wszystkie zamówienia, kontrolować stan zapasów i jednocześnie mieć informacje jak działa konkurencja. Można by tak wymieniać w nieskończoność ponieważ każda firma ma inne procesy i inne potrzeby, które mogą zostać zdigitalizowane co przyniesie wiele korzyści. Poniżej 5 tych najważniejszych, które są zauważalne od chwili wdrożenia.
1. Wyeliminowanie błędów.
Dzięki ustandaryzowaniu i ustrukturyzowaniu dokumentów, eliminujemy miejsca gdzie mogą pojawić się błędy, ponieważ jeśli wymagane pole nie zostanie uzupełnione to system sam zwróci nam uwagę, że musimy coś uzupełnić. Odległości geograficzne nie mają znaczenia, ponieważ tak samo szybko możemy poinformować pracownika z pokoju obok jak osobę pracującą na drugim końcu Polski o konieczności uzupełnienia danych lub o wprowadzonych zmianach. Odpowiednio dostosowany workflow do istniejących w firmie procesów bardzo szybko przynosi wymierne korzyści. Mniej błędów i brak konieczności wielokrotnego przesyłania dokumentów to oszczędność czasu i pieniędzy.
2. Wyszukiwanie istotnych informacji oraz archiwizacja dokumentów.
Wdrożenie firmy w wymiar Paperless oznacza, że nie musimy przechowywać przepastnych segregatorów i teczek z dokumentami, ponieważ wszystko możemy mieć na serwerze. Do informacji tam umieszczonych mamy dostęp w każdej chwili i z dowolnego miejsca. Dotyczy to zarówno umów, faktur, komunikacji z klientami jak również dokumentów pracowniczych. Od stycznia 2019 wprowadzone ustawodawstwo umożliwia przechowywanie wszystkich dokumentów HR w wersji elektronicznej. W ten sposób nie drukujemy umów, aneksów i innych istotnych dokumentów, a pracownicy składają podpis odręczny na tablecie z warstwą biometryczną, co jest bezpiecznym i zgodnym z prawem rozwiązaniem. Podobnie wygląda składanie wniosków urlopowych czy delegacji, mogą one być składane elektronicznie.
3. Oszczędności.
Kupujemy mniej papieru, a dokumentów nie musimy później przechowywać w specjalnych archiwach. Poprawienie ewentualnych błędów w wersji elektronicznej dokumentu jest znacznie tańsze, niż poprawianie i ponowne drukowanie papieru. Poza tym jeśli wszystko mamy w systemie, to nie ma potrzeby wielokrotnego wprowadzania danych. Wybierając systemy lub platformy należy zwrócić uwagę na to, czy jest możliwość integracji z innymi działającymi już w firmie. W Infinite dbamy o to, aby poszczególne rozwiązania mogły zaczytywać dane z innych systemów. W ten sposób dowolny proces np.: komunikację z klientami możemy mieć pod kontrolą, ponieważ dzięki e-BOK klienci widzą historię rozliczeń i na bieżąco otrzymują od dostawcy istotne informacje.
4. Pełne bezpieczeństwo.
Do dokumentów w wersji elektronicznej mają dostęp tylko uprawnieni pracownicy, a kiedy musimy odszukać jakieś dokumenty możemy to zrobić w ciągu krótkiej chwili bez wertowania przepastnych segregatorów. W sytuacji, gdy mamy kontrolę z zewnątrz możemy bardzo szybko udostępnić czasowo tylko te dokumenty, które są sprawdzane. Jeżeli korzystamy z e-Archiwum, które jest odpowiednio zabezpieczone, to przy każdym dokumencie zapisywane są dane kto i kiedy przeglądał dany plik. W Infinite stosujemy procedury, które otrzymały certyfikację ISO, wszystko po to, aby powierzane nam dane były bezpieczne i aby nikt niepowołany nie miał do nich dostępu.
5. Pracownicy mogą więcej czasu poświęcić klientom na budowanie relacji.
Każda firma aby móc się rozwijać potrzebuje klientów, którzy są zadowoleni i którzy będą wracać. Jest to możliwe jeśli mamy dobrej jakości usługi lub produkty i kiedy czują że są dla nas ważni, a to zależy od naszych pracowników. Dlatego też jeśli udostępnimy naszym pracownikom odpowiednie narzędzia, będą mogli skupić się na poznaniu potrzeb klienta i proponować optymalne rozwiązania. Dotyczy to zarówno procesu sprzedaży jak i obsługi posprzedażowej. Dla przykładu: jeśli mamy pracowników terenowych – zaopatrzmy ich w system SFA (Sales Force Automation), jeśli mamy POSy możemy wdrożyć e-Podpisywanie.
Jak widać, firmy, które decydują się na funkcjonowanie bez drukowania zbędnego papieru zyskują bardzo wiele. Oszczędzają czas i pieniądze, a przy okazji zyskuje na tym środowisko. Zmniejszając ilość kupowanego i drukowanego papieru, do produkcji którego potrzebne są drzewa oraz bardzo duże ilości wody. Poza tym produkują mniej śmieci, ponieważ dokumenty papierowe wcześniej czy później muszą być niszczone i utylizowane.
