Biorąc pod uwagę ilość dokumentów kadrowych, które firmy muszą przechowywać przez długie lata, nie dziwi fakt, że przedsiębiorcy szukają rozwiązań, które obniżą koszty archiwizacji oraz odciążą kadry.
Kiedy firma zatrudnia nowego pracownika, dział kadr, musi dopilnować, aby wszelkie niezbędne formalności zostały dopięte: formularze, umowa, zgody, oświadczenia, skierowania. Bardzo łatwo coś przeoczyć lub zwyczajnie zgubić. W ciągu wieloletniej pracy dokumenty mnożą się, dochodzą kolejne oświadczenia, badania lekarskie, aneksy, zmiany w danych kontaktowych i tym podobne. Większość z tych dokumentów musi być przechowywane przez dziesiątki lat. Dodatkowo podczas kontroli pracownik jest zobligowany, aby odszukać żądaną teczkę i udostępnić sprawdzane dokumenty. To wszystko wymaga czasu i dodatkowego zaangażowania pracowników. Jest jeszcze jeden element, o którym firmy zapominają, chodzi o niszczenie dokumentów, które już nie są objęte obowiązkiem archiwizowania. Pracodawca ma rok na ich zniszczenie lub odszukanie i przekazanie pracownikowi, jeśli ten zgłosi się po nie.
Obecnie mamy do dyspozycji rozwiązania, które umożliwiają tworzenie dokumentacji oraz jej przechowywanie w wersji elektronicznej, co więcej, przepisy, które weszły w życie w styczniu 2019r. umożliwiają przechowywanie dokumentów pracowniczych w wersji elektronicznej.
Zgodnie z § 10 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji
Dokumentacja musi być odpowiednio zabezpieczona i przechowywana, a pracodawca spełni te warunki jeśli:
- dostęp do niej będą miały wyłącznie osoby upoważnione,
- będzie chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,
- jej prowadzenie i przechowywanie będzie się odbywać z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.
Co zrobić z istniejącą już dokumentacją pracowniczą?
O ile dosyć szybko można uruchomić system, który pomoże tworzyć i przechowywać dokumenty w uporządkowany sposób to wyzwaniem staje się zdigitalizowanie istniejących już teczek. Jest to konieczne z dwóch powodów. Po pierwsze ustawodawca nakazuje, żeby wszystkie dokumenty były w formie cyfrowej lub papierowej. Po drugie byłoby uciążliwe gdyby część dokumentów była w systemie w wersji elektronicznej, a część zamknięta w szafach w opasłych segregatorach.
Im wcześniej firma zdecyduje się na przeniesienie dokumentów pracowniczych do systemu teleinformatycznego, tym szybciej zacznie oszczędzać. Dlatego warto poszukać sprawdzonej firmy, która pomoże w tym zadaniu, aby nie obciążać dodatkowo działu kadr. Może to być system OCR firmy Infinite, rozwiązanie to pozwala umieścić wszystkie dokumenty w archiwum elektronicznym. Wszystko odbywa się szybko i bez konieczności ręcznego wprowadzania danych, które jest czasochłonne i podatne na błędy.
W skrócie proces wygląda tak, że system OCR:
Dlaczego warto zdigitalizować dokumenty pracownicze?
Oto kilka najważniejszych korzyści:
- wszystko jest w jednym miejscu
- dostęp mają tylko uprawnione osoby
- spełnienie obostrzeń narzuconych przez RODO
- integracja z systemami ERP i HR
- wygodne wyszukiwanie i przeglądanie żądanych dokumentów
- zwiększenie efektywności pracowników działu kadr
- łatwiej wdrożyć nowych pracowników w politykę kadrową firmy
- kiedy przyjdzie czas na usunięcie zbędnych dokumentów, można szybko to zrobić.
