Procesy cyfryzacyjne nie omijają sektora paliwowego, kolejna ważna zmiana wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2022 – wówczas firmy zajmujące się obrotem paliwa będą zmuszone przejść na podpis elektroniczny. Co to oznacza?
Nowelizacja podatku akcyzowego trwa od dłuższego czasu. W praktyce na podmioty działające w branży nałożony zostaje obowiązek składania deklaracji elektronicznej, a także prowadzenia ewidencji jedynie w formie cyfrowej. Kluczowe wytyczne jakie narzuca ustawodawca rozbijają się o kwestie techniczne. Warto przypomnieć, że wspomniana digitalizacja przebiega etapami – już teraz od 1 lipca 2021 r. gracze branży paliwowej są zobowiązanie składać w deklaracje akcyzowe w formie elektronicznej. Jednak to nie koniec tego procesu. Za kilka miesięcy, do nowego roku wszystkie firmy handlujące paliwem będą zobligowane prawem do wypracowane rozwiązań, które umożliwią elektroniczne potwierdzenie transakcji z własnoręcznym podpisem złożonym przez podmiot odbierający. E-podpis ma być złożony w taki sposób, aby rozpoznawalne były zmiany tych danych dokonane po jego złożeniu. Dokładnie precyzuje to ustawa o podatku akcyzowym – Art. 46j pkt 4. Co dokładniej mówi ten paragraf?
„(…) oprogramowanie obsługujące urządzenie umożliwiające odwzorowanie pisma własnoręcznego oraz system teleinformatyczny obsługujący elektroniczne potwierdzenia odbioru zapewniają integralność danych zawartych elektronicznych potwierdzeniach odbioru z własnoręcznym podpisem złożonym przez podmiot odbierający, w ten sposób, że są rozpoznawalne zmiany tych danych dokonane po złożeniu podpisu (…)
Ustawa o podatku akcyzowym – Art. 46j pkt 4
Dlaczego warto przejść na cyfrowy podpis?
Choć zmiany, jakie narzuca ustawodawca mogą budzić obawy, to obserwując podobne rozwiązania wdrożone w innych branżach, np. telekomunikacyjnej, są one bezpodstawne. Po pierwsze taka forma sygnowania transakcji czy umów sprawia, że strony spędzają mniej czasu na zadaniach administracyjnych, takich jak wyszukiwanie i archiwizowanie dokumentów. Kontrahenci mają bezpieczny dostęp do kopii zapasowej dokumentów cyfrowych, który jest umieszczany w chmurze lub przesyłany drogą mailową. Doświadczenie wielu firm pokazuje, że przejście na podpis elektroniczny przynosi korzyści w postaci oszczędności operacyjnych, m.in. zmniejszana jest liczba papierowej dokumentacji, a samo procedowanie umów odbywa się szybciej.
Z danych firmy Infinite IT Solution, która zajmuje się dostarczaniem nowoczesnych technologii dla firm wynika, że aż 77 proc. przedsiębiorców utożsamia podpis elektroniczny ze zwiększeniem efektywności, natomiast 89 proc. kadry kierowniczej dostrzega potencjał związany z podpisem elektronicznym. Korzystanie z e-podpisu poprawia też wydajność pracowników – mogą oni przejąć inne obowiązki, ponieważ czas związany z zarządzaniem umowami ulega skróceniu. Natomiast uśredniona kwota, jaką przeciętna firma jest w stanie zaoszczędzić przechodząc na cyfrowy podpis, wynosi ok. 20 tys. złotych –odchodzi koszt druku, archiwizacji, wysyłki kurierskiej, a nawet koszt obsługi dokumentu przez pracownika.
Co więcej, z powodu globalnego doświadczenia lockdownu właściciele firm zrozumieli, że muszą zadbać o ciągłość prowadzenia biznesu, dostaw, wywiązywanie się z zawartych umów – bez względu na okoliczności. E-podpis daje tę gwarancję, że nawet będąc poza biurem, w innej części świata, procesowanie umów, nawiązywanie i kontynuacja współpracy zarówno z partnerami biznesowymi, jak i klientami indywidualnymi, może przebiegać bez zakłóceń. Łatwość, szybkość i dostępność złożenia podpisu elektronicznego na urządzeniach mobilnych daje poczucie spokoju, które tak istotne jest w prowadzeniu biznesu, niezależnie od jego skali.
Cyfrowa sygnatura dokumentów w branży paliwowej
„Podpis elektroniczny przeznaczony jest praktycznie dla każdego – od małej, średniej firmy jak i wielkiej korporacji. To właściciel firmy decyduje o wyborze jego rodzaju – może on być złożony poprzez stronę www (na desktopie lub smartfonie) lub rysikiem na tablecie. Jest to bardzo często wybierane rozwiązanie przez przedsiębiorców, ponieważ w kilku krokach mogą sfinalizować transakcję bez konieczności umawiania się na dodatkowe spotkanie. W tym przypadku wiarygodność stron może być potwierdzona kodem SMS wysyłanym na telefon, użyciem firmowego e-maila, skanem dokumentu tożsamości, przelewem bankowym, a także przez użycie logowania do systemu banku lub nawet porównanie twarzy z dokumentem przez webcam. „
– mówi Piotr Wietrzycki, Specjalista ds. podpisu elektronicznego
W ten sposób dowolna umowa może być podpisana w kilka minut. Warto też zauważyć, że taki podpisywanie z warstwą biometryczną jest obecnie uznawane za najbezpieczniejszą formę, właśnie dzięki osobliwym cechom. Podpis jest nie do podrobienia, ponieważ analiza porównawcza pozwala na łatwiejsze i szybsze sprawdzenie jego wiarygodności. Zastosowanie tego rozwiązania zawiera także informację o dacie podpisania dokumentu, co sprawia, że odbiorca ma pewność, że pochodzi od nadawcy podpisującego ten dokument. Ma przy tym pewność, że dokument podpisany cyfrowo nie został zmieniony od chwil podpisania do chwili odebrania go przez odbiorcę.
E-podpis od Inifite IT Solutions dla sektora paliwowego
Przeprowadzenie procesów digitalizacyjnych w firmie wymaga doświadczenia oraz sprawdzonych narzędzi. Warto zatem szukać takiego dostawcy, który nie tylko dokładnie zna zagadnienie, ale potrafi także dostosować mechanizm do potrzeb konkretnego zamówienia. Elektroniczny podpis proponowany przez Infinite IT Solutions – firmę, która od 20 lat dostarcza rozwiązania IT – dla biznesu, sprawdził się w wielu branżach: telekomunikacyjnej, fitness czy medycznej. Infinite pomogło we wdrożeniu cyfrowej sygnatury dokumentów choćby firmie Orange Polska, która w 2017 roku jako pierwszy operator telekomunikacyjny w kraju wdrożył w pełni elektroniczne podpisywanie umów w punktach sprzedaży. Z pewnością doświadczenie w tym zakresie Infinite będzie pomocne także dla graczy na rynku paliwowym.
Infinite IT Solutions – dostawca nowych technologii i rozwiązań IT dla biznesu z 20-letnim doświadczeniem w wielu sektorach na terenie Polski, Europy i Bliskiego Wschodu. Lider branży paperless, którego systemy na co dzień funkcjonują w tysiącach firm. Flagowym produktem jest Infinite Paperless – kompleksowe rozwiązania dla przedsiębiorstw, które pozwalają wyeliminować papier z obiegu i przejść na znacznie szybsze oraz efektywniejsze działania online. Od podpisywania elektronicznego po archiwizację dokumentów firmowych, rozwiązania dla transportu, magazynu, kadr, sprzedaży, ecommerce B2B, wykonywanie czynności biurowych takich jak opłacanie faktur, rozliczenia jak również elektroniczny obieg dokumentów. Zdobywca Gazeli Biznesu oraz Diamentów Forbes’a.
